Pour assurer le bon paiement d’une prestation ou d’une commande, pensez à établir un devis et à le faire signer ! Ce document a effectivement valeur légale de preuve en cas de litige avec un client mauvais payeur.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, rappelle tout ce qu’il faut savoir sur le devis, et vous conseille pour sécuriser votre activité.
Le devis, quésaco ?
On l’appelle devis, bon de commande ou ordre de réparation. Ce document détaille la prestation ou la commande pour laquelle un prospect vous sollicite. Vous y mentionnez tous les détails nécessaires : la nature de la prestation ou des produits, le prix, les délais… Ce devis signé devient un véritable contrat. Il vaut acceptation par le prospect (devenu client) selon les conditions qui y sont mentionnées. En cas de non-paiement ou de litige de manière générale, il constitue le meilleur moyen de preuve que vous ayez à disposition, à condition, évidemment, d’être signé.
Les raisons d’un devis non signé
Eh oui, vous le savez, vous envoyez de nombreux devis à vos prospects et, théoriquement, vous ne commencerez votre travail qu’à condition qu’ils vous aient été retournés signés. Dans les faits, évidemment, il vous arrive de lancer une prestation sans la signature, parce que vous faites confiance à votre prospect ou encore parce qu’il s’agit d’un ancien client, etc. Ce réflexe est cependant dangereux ; le client pourrait contester son accord et refuser de vous payer après coup. Ensuite, si vous l’assignez en justice, votre devis non signé n’aura aucune valeur légale de preuve. Vous pourrez le présenter au tribunal, certes, mais le document restera insuffisant pour obtenir gain de cause. À l’inverse, le devis signé est incontestable. Il prouve l’obligation de payer. N’oubliez donc pas de faire signer vos devis !
Dans quel cas est-il obligatoire de faire un devis ?
Malgré l’importance de ce document, la loi n’oblige pas les professionnels à faire des devis, sauf pour l’exercice de certaines activités :
- les travaux de dépannage pour une prestation supérieure à 150 euros,
- les déménagements,
- les dépassements d’honoraires d’un montant supérieur à 70 euros pour certains professionnels de santé.
Dans les faits, la majorité des entreprises établissent des devis, ne serait-ce que pour récapituler la prestation ou la commande à venir, généralement abordée à l’oral auparavant.
Comment faire un devis : les conditions de forme
Si vous faites un devis, les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître pour que celui-ci ait valeur de preuve :
- les coordonnées de votre entreprise et celles du client
- la date de réalisation du devis
- la mention « devis » avec le numéro du devis
- le délai d’acceptation ou la date limite d’acceptation
- une description précise des prestations avec date de début et date de fin de réalisation
- le prix de la prestation en détail avec le prix de la main d’œuvre et des frais de déplacement le cas échéant
- le prix total de la prestation hors taxes et toutes taxes comprises
- le détail de la TVA pour chaque aspect de la prestation et le montant total de la TVA
- les conditions de règlement
- les conditions de garantie
Un devis valable doit être daté et signé avec la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux ».
En fait, sur le fond, le devis ressemble à s’y méprendre à une facture !
Mentions supplémentaires pour les artisans
Les artisans sont obligés de préciser que le devis est établi avant exécution des travaux. Ils doivent aussi faire figurer l’assurance souscrite dans le cadre de leur activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat d’assurance.
Le bon de commande pour une activité commerciale
Dans le cadre d’une activité commerciale, on parle de bon de commande plutôt que de devis. La terminologie change, mais la portée du document est la même. Le bon de commande détaille la nature des produits, leur prix unitaire, hors taxes et toutes taxes comprises, le montant de la TVA pour chaque produit et pour le total, puis le montant total de la commande, hors taxe et toutes taxes. Le délai de livraison apparaît également.
Nos conseils avant de chiffrer vos devis
Attention, un devis vous engage lorsqu’il est signé, c’est pourquoi vous devez y annoncer un chiffrage réfléchi. Ne réalisez pas votre devis à la légère et mentionnez au maximum vos conditions. Vous pourrez compléter le devis par des conditions générales de vente (CGV) pour aborder le droit de rétractation et les conditions particulières de réalisation de la prestation ou de la vente.
N’oubliez pas de faire signer vos devis ! Pour en savoir plus sur les documents contractuels de l’entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
