La paye est un des éléments capital d’une entreprise et ce, quelle que soit sa taille. En effet, on imagine difficilement les employés d’une entreprise accepter sans sourciller des décalages, des erreurs ou des retards de paye… Le choix du logiciel de paye est par conséquent une question majeure, qui n’est pourtant pas toujours si simple à trancher.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous aide à choisir votre logiciel de paye.
Qu’elle soit traitée en interne ou en externe, la paye est une affaire de spécialiste
La place que tient la paye dans le bon fonctionnement d’une entreprise impose une grande prudence sur le choix des solutions pour sa réalisation. L’un des critères majeurs à prendre en compte lors du processus de décision est que la paye est une affaire de professionnel.
Que vous optiez pour une gestion automatisée de la paye, faite à l’aide d’un logiciel de gestion, ou pour une externalisation auprès de prestataires qualifiés, ou encore pour l’utilisation d’une gestion de paie en ASP (Application Service Provider) via internet, soyez toujours attentif à travailler avec des entreprises qui vous assureront une prestation avec une qualité de travail et de service irréprochables.
Les points à vérifier lorsqu’on investit dans un logiciel de paye
Les avantages du logiciel de paye
Investir dans un logiciel de paye apporte un certain nombre d’avantages :
La maîtrise de l’ensemble du processus de paye (de la mise en place des données jusqu’à l’édition du bulletin de paye),- L’ensemble des déclarations obligatoires (l’état des charges, les congés payés, etc…) sont faites dans l’entreprise,
- Les données actualisées (absences, congés maladie, congés payés…) sont disponibles et facilement utilisables par les services de ressources humaines. Cela évite bien souvent un travail de saisie complémentaire, voire en doublon.
Les contraintes du logiciel de paye
Certaines contraintes sont liées à l’utilisation d’un logiciel de paye :
- Il est nécessaire de confier ce travail à un(e) spécialiste de la paye et par conséquent d’avoir une quantité de fiches de paye à réaliser pour pouvoir l’occuper suffisamment.
- Une source d’information (expert-comptable, publication, …) doit être prévue qui puisse renseigner votre service paye sur les évolutions réglementaires et législatives.
- Il est souvent nécessaire de prévoir une mise à jour du logiciel régulière afin de paramétrer les évolutions réglementaires et législatives.
La mise en place d’un logiciel de paye
L’utilisation d’un logiciel de paye interne demandera une formation spécifique, et il est recommandé de s’attacher à ce que plusieurs personnes sachent utiliser le logiciel afin de parer à toute absence de la personne en charge de la paye (maladie, congés payés, formation, …). Attention, il faut distinguer la formation à la gestion de la paye et la formation sur le logiciel de paye. Cette dernière formation nécessite en effet un certain niveau de connaissances dans la paye afin de pouvoir être efficace.
Par ailleurs, la question des mises à jour du logiciel est importante. En effet, l’évolution de la législation nécessite des mises jours régulières et impératives pour éviter d’éventuelles sanctions. Il convient donc d’étudier la prestation du fournisseur à cet égard, sa réactivité et le niveau de dépendance de votre entreprise par rapport à votre fournisseur. Voyez par exemple si le fournisseur dispose d’une assistance téléphonique, renseignez-vous sur la tarification des mises à jour, sur leur délai de mise en oeuvre, sur la méthode pour les mettre en place.
Pour en savoir plus sur la paie et le bulletin de paie, retrouvez nos articles sur le blog Valoxy :
