Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise doit proposer à l’ensemble de son personnel une complémentaire santé. (une mutuelle). Il faut veiller à ce que le contrat mis en place se conforme à ce que prévoit la Convention collective applicable.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous explique le formalisme de la mise en place et du suivi de la complémentaire santé. Et ce, afin de vous éviter un redressement en cas de contrôle URSSAF.
I. La décision unilatérale
Tout d’abord, il est nécessaire de mettre en place une décision unilatérale. (qui sera à transmettre au contrôleur URSSAF). Elle comportera notamment le collège assuré, les cas de dispense, le montant de la cotisation et le pourcentage de prise en charge de l’entreprise. (sauf si toutes ces dispositions sont prévues par la convention collective et que le contrat mis en place est conforme à celles-ci).
Cette décision unilatérale doit être remise à l’ensemble des salariés actuels et futurs. L’entreprise la remettra contre signature de la liste d’émargement. Elle l’accompagnera d’un coupon-réponse afin de déterminer s’ils acceptent ou refusent la complémentaire santé. (en cas de refus, le salarié doit indiquer dans quel cas de dispense il se situe).
L’ensemble de ces documents sont à conserver précieusement.
II. Les cas de dispense
Tous les cas de dispense prévus dans la décision unilatérale ou dans la convention collective nécessitent une attention particulière, et notamment :
- Dispense pour les salariés bénéficiaires de la CMU ou de l’ACS : vous devez veiller à recevoir chaque année le justificatif de droit.
- Dispense pour les salariés qui bénéficient déjà, au moment de la décision unilatérale, d’un contrat frais de santé individuel : cette dispense s’applique jusqu’à la date d’échéance du contrat, sous présentation d’un justificatif. Dès que le contrat cesse, il faut affilier le salarié à la complémentaire santé d’entreprise de manière obligatoire et dès le mois suivant.
- Dispense des salariés déjà couverts au titre d’ayant droit obligatoire. Il faut demander au salarié concerné une attestation de sa complémentaire santé afin de valider le caractère obligatoire de son affiliation.
Attention !
Ainsi, à chaque embauche, veillez à ce que :
- la décision unilatérale soit remise au salarié entrant,
- à ce qu’il signe la liste d’émargement,
- et à ce qu’il remette le coupon-réponse complété accompagné de l’éventuel justificatif.
Mettez en place des rappels pour les salariés qui ont une dispense temporaire. Cela, afin de les faire adhérer dès que la dispense cessera.
Valoxy dispose d’un service social compétent ! Il saura vous accompagner dans toutes les étapes de la mise en place de la décision unilatérale. N’hésitez pas à nous contacter.
Pour plus d’information sur la complémentaire santé (la « mutuelle »), retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
