Les congés payés, comment ça marche ?

Les vacances d’été approchent. C’est l’occasion de rappeler les règles applicables aux congés payés. L’article L3141-1 du Code du travail stipule que tout salarié a droit à un congé payé à la charge de l’employeur. Comment cela fonctionne-t-il ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, explique dans cet article le fonctionnement des congés payés.

Acquisition de tous les congés payés

L’acquisition des congés payés n’est liée à aucune durée minimale de travail. Tous les salariés ont droit aux congés payés, quels que soient leur type de contrat, la durée de travail ou leur ancienneté. De même, qu’il s’agisse de travail effectué à temps plein ou à temps partiel.

Les droits à congés s’apprécient sur une période de référence. Cette période est comprise entre le 1er Juin de l’année précédente et le 31 Mai de l’année en cours. Ainsi, les congés acquis entre le 1er juin N et le 31 mai N+1 doivent être épuisés au 30 avril N+2.

Les congés payés se calculent

• soit en jours ouvrables (du lundi au samedi), c’est à dire 2,5 jours par mois
• soit en jours ouvrés (du lundi au vendredi), c’est à dire 2,08 jours par mois.

Dans les 2 cas, le salarié acquiert 5 semaines de congés par an.

La prise du congé principal s’effectue entre le 1er Mai et le 31 Octobre de chaque année. Durant cette période, le salarié doit obligatoirement prendre au minimum 2 semaines consécutives. Enfin, la durée du congé principal ne peut excéder 4 semaines.

La période ordinaire des vacances doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture. Si cette information n’est pas diffusée, l’employeur devra indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés.

L’ordre des départs

L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ et affiché dans les locaux accessibles à tous. Il doit tenir compte de la situation de famille des salariés et de leur éventuelle activité chez un autre employeur.
L’employeur et le salarié doivent respecter l’ordre et les dates de congés fixés par l’employeur. Leur modification ne peut pas intervenir dans le mois précédant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.

Un salarié ne peut imposer une date ou une durée de congé sans consulter l’employeur.

La prise des congés

Le nombre de jours de congés se décompte à partir du 1er jour où le salarié aurait dû venir travailler, jusqu’à la veille de sa reprise.

• Pour les entreprises qui comptent en jours ouvrables, une semaine de congés représente 6 jours.
• Pour celles qui comptent en jours ouvrés, une semaine de congés représente 5 jours.

Attention, pour les entreprises qui comptent en jours ouvrables, la règle des 5 samedis n’existe pas.

Le droit à congés doit s’exercer chaque année. En principe, ni l’employeur ni le salarié ne peuvent exiger le report des congés sur l’année suivante.

Le droit doit s’exercer en nature. Le versement d’une indemnité compensatrice ne peut en effet compenser les jours non pris, même si l’employeur et le salarié en sont d’accord.

La fermeture de l’entreprise

Il est tout à fait possible de décider de fermer temporairement l’entreprise en été et d’imposer aux salariés de prendre leurs congés à cette date. Il est nécessaire pour cela de s’y prendre suffisamment tôt et d’accomplir certaines démarches.

De ce fait, un salarié qui n’a pas acquis assez de congés sera contraint de poser un congé sans solde.

Cependant, il est toutefois intéressant de l’informer qu’il peut prétendre à une « aide financière pour congés non payés », versée par Pôle emploi. Cette aide est ouverte au salarié qui, avant de reprendre un nouvel emploi, pouvait prétendre à l’aide au retour à l’emploi (ARE).

L’incidence en cas d’absence

En cas d’absence maladie ou d’accident de travail avant la prise de ses congés, le salarié conserve ses droits et peut demander à en bénéficier ultérieurement.

En revanche, en cas d’absence pendant ses congés, le salarié ne peut prétendre à un report ou une prolongation de ses congés en fonction de la durée de l’absence.

L’indemnisation des congés payés

Le Code du Travail prévoit 2 méthodes de calcul. Il peut s’agir soit du maintien de salaire, soit du 10ème de la rémunération totale de la période de référence. L’employeur doit procéder à une comparaison, afin d’appliquer à chaque salarié la méthode de calcul qui lui est la plus favorable.

En cas de départ d’un salarié, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice des congés payés pour les jours non pris. Afin d’anticiper les départs, nous vous proposons une note de service sur l’ordre des départs en congés payés à afficher dans votre entreprise.

Objet : Note de service sur l’ordre des départs en congés payés

L’entreprise a sollicité tout le personnel pour faire connaître ses impératifs et souhaits concernant les dates de congés de cette année.

Il appartient à l’employeur de fixer l’ordre des départs.

Nous avons tenu compte :

• des charges de famille de chacun,
• de la possibilité de congés du conjoint, du concubin, ou d’un partenaire d’un PACS,
• Des dates de congés scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés,

Compte tenu de ces critères légaux, des souhaits exprimés et des impératifs de l’entreprise, l’ordre des départs a été fixé comme suit :