Depuis la loi pour la confiance dans l’économie numérique » de Juin 2004, des ordonnances, des décrets d’application et d’autres lois ont progressivement défini l’utilisation de la lettre recommandée électronique (LRE). La loi sur la République numérique du 7 Octobre 2016 a repris l’ensemble de ces textes. Elle reconnaît à la LRE la même valeur juridique qu’un recommandé papier, avec les mêmes garanties.
Au 1er janvier 2019, la LRE dite « contractuelle », utilisable depuis 2011, laissera la place à la LRE dite « eIDAS » (Electronic IDentification Authentication and trust Services). Elle suit en cela une directive de l’Union Européenne.
Ce nouveau protocole promet plus de simplicité et de sécurité pour l’expéditeur.
Quelles sont les conditions de validité de tels documents, et quelles sont les évolutions de la loi en la matière ? Après un rappel de ce qu’est une Lettre Recommandée, Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous explique la lettre recommandée électronique simplifiée et sécurisée.
La lettre recommandée : définition et utilité
La lettre recommandée papier, avec avis de réception, a encore toute sa place en entreprise, malgré la démocratisation du courriel. Elle constitue un courrier à finalité légale, « acheminée par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. »
Dans les faits, la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) oblige ou le tiers chargé de l’acheminer (La Poste, ou un autre prestataire) à certifier son arrivée à destination. Pour la recevoir, le destinataire doit signer un avis de réception. Il lui sera impossible ensuite de nier le courrier et son contenu. La lettre recommandée avec avis de réception constitue ainsi une preuve incontestable.
Pour plus d’informations sur tous les cas dans lesquels utiliser une lettre recommandée avec avis de réception (LRAR), retrouvez notre article la lettre recommandée sur le blog de Valoxy.
La lettre recommandée électronique : comment ça marche ?
Depuis 2011, la lettre recommandée est disponible en version électronique (LRE).
La Poste et d’autres sites concurrents proposent les formalités afférentes au recommandé en ligne en quelques clics seulement.
En résumé, il suffit de créer son compte personnel, de télécharger les documents à envoyer par courrier avec accusé de réception, de cocher la case « avec ou sans accusé de réception », d’entrer ses coordonnées et de payer le coût de la prestation en ligne.
Il faut ensuite choisir entre le recommandé imprimé (pour un envoi en version papier), ou la version électronique (pour un envoi par courriel). L’avis de réception est alors informatisé.
En dehors de ses avantages pratiques, la LRE a la même valeur probante qu’un recommandé postal classique.
Pour plus d’informations sur la lettre recommandée électronique, retrouvez notre article sur le blog de Valoxy.
La lettre recommandée électronique à partir du 1er janvier 2019
Pour aider à la reconnaissance mutuelle (interopérabilité) des systèmes d’identification électronique et des services de confiance pour les transactions électroniques, l’Union Européenne a adopté en 2014 un nouveau règlement, l’eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services), qui s’appliquera à partir du 1er Janvier 2019.
Ce règlement établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques, et facilite les échanges trans-frontaliers et leur développement.
Il s’agit d’un ensemble de normes techniques et de protocoles informatiques sécurisés qui régulent l’identification informatique des parties (la signature électronique) et les transactions électroniques, comme :
- le transfert électronique de fonds
- les transactions avec les services publics,
Ce nouveau règlement traite également des documents électroniques en leur accordant un effet juridique. Ce dispositif inclut donc la lettre recommandée électronique (LRE). Il garantit, tant à l’expéditeur qu’au destinataire, un niveau supérieur de confort et de sécurité. La LRE « contractuelle » d’aujourd’hui ne requiert pas de vérification d’identité lors de la remise au destinataire. En effet, son caractère contractuel sous-entend que la vérification a déjà été faite par l’expéditeur.
Qu’est-ce qui change ?
La nouvelle LRE « eIDAS » implique une vérification systématique de l’identité
- de l’expéditeur au moment de l’envoi,
- et du destinataire au moment de la remise,
par le tiers prestataire.
Les obligations liées à l’acheminement restent les mêmes. Seul l’accord préalable du destinataire (dans le cas des particuliers) ne sera plus une formalité.
Enfin, l’avis de réception ne sera plus une option, mais une formalité systématiquement transmise par le tiers chargé de l’acheminement.
De plus, un service de confiance « eIDAS » cadre la LRE « eIDAS ». Cela signifie que l’envoi d’une LRE dans tous les pays de l’Union Européenne aura une valeur juridique totale, dès lors que le service est effectué par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCQ). En France, la conformité au règlement eIDAS est publiée par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Un site de la Commission européenne liste l’ensemble des prestataires de services, par pays, déjà conformes au règlement eIDAS.
Pour plus d’informations sur la lettre recommandée, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
