Contrôle fiscal : quelles charges pouvez-vous imputer à votre société ?

L’étude des frais professionnels est l’un des éléments les plus étudiés lors d’un contrôle fiscal. En cette période de clôture des comptes de nombreux dirigeants souhaitent limiter la base imposable de leur société en transférant un maximum de charges sur la société, surtout lorsque le dernier exercice est excédentaire. La réglementation impose certaines règles pour la déductibilité fiscale qu’il convient de respecter attentivement. 

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point.

La réglementation sur la déductibilité des charges

Toutes les entreprises sont tenues de clôturer leurs comptes à la fin de chaque exercice. Cette démarche se concrétise par la réalisation du bilan et du compte de résultat qui reprennent et synthétisent l’ensemble des opérations financières réalisées pendant l’année et qui seront examinées lors d’un contrôle fiscal. Les charges seront enregistrées comptablement, et elles seront déductibles du résultat imposable à condition de respecter les principes suivants :

• Leur comptabilisation doit être faite pendant l’exercice au cours duquel elles ont été engagées. Ce principe, appelé « principe d’annualité de l’impôt » empêche donc d’affecter les charges selon la convenance pour adapter le résultat d’une entreprise (ou son actif) en fonction de considérations externes.

• Les charges doivent avoir un caractère réel. Ce principe impose que chaque charge comptabilisée par l’entreprise dispose de sa pièce justificative, qui doit être conservée. Ceci permet d’assurer et de prouver la réalité des charges. Une certaine tolérance sur des frais de représentation ou de voyage jugés non excessifs est parfois observée lors d’un contrôle fiscal.
• Les charges comptabilisées par l’entreprise doivent avoir été réalisées pour le bien-fondé de l’exploitation ou être directement liées à la gestion de l’entreprise. L’appréciation de certaines charges qui bénéficient à la fois à l’entreprise et à un tiers peut parfois porter à des interprétations différentes entre le contrôleur fiscal et le dirigeant. Elles génèrent alors un redressement fiscal ou l’avis d’un tribunal.

Il est fondamental de respecter ces trois principes lors de l’affectation des charges si vous souhaitez éviter un redressement. Lors d'un contrôle fiscal, les achats de meubles de salon, de romans estivaux, d’une montre ou d’autres dépenses ne manqueront pas d’amener le contrôleur à se poser des questions si ces achats sont comptabilisés dans les charges de la société.

Contrôle fiscal : les dépenses litigieuses

Les loyers du dirigeant

De nombreux dirigeants qui travaillent à domicile affectent une partie de leur loyer personnel en charge pour l’entreprise. C’est une démarche possible, lorsque c’est une réalité. Il faut dans ce cas :

• distinguer très clairement la partie professionnelle et la partie privée,
• mettre en place une clé de répartition qu’il faudra expliquer au contrôleur fiscal qui s’intéressera certainement à ce point,
• vérifier que cela n’est pas contradictoire avec la réalité (impossibilité d’exercer, existence d’un siège social avec un bureau, …),
• idéalement, il faut créer un établissement, ce qui donne automatiquement lieu à des impôts (CFE, …). Il faut également conclure un bail entre la société et le propriétaire de la maison.

Les frais de restauration

Pensez à noter le nom des personnes invitées au dos du ticket ou de la facture. Les frais de repas pris en charge par la société peuvent être déduits lorsqu’ils répondent à certaines conditions (voir notre article : Les plafonds des indemnités de frais de repas 2014).

Remarque : la plupart du temps il est plus avantageux d’opter pour les frais réels lors de votre déclaration d’impôts sur le revenu.

Les frais de voiture

La réglementation sur les frais pour les véhicules de tourisme a fortement évolué ces dernières années. En 2014, les amortissements ne seront déductibles du résultat de l’entreprise que jusqu’à un plafond de 18 300 € (9 900€ pour les véhicules qui émettent plus de 200 gr de CO2 par kilomètre).

En cas de leasing, la déductibilité des frais suit la même réglementation que ci-dessus, sauf dans le cas d’une location inférieure à trois mois, qui permet une déduction totale des frais. Les véhicules utilitaires n’ont quant à eux pas d’obligation de suivre cette réglementation. On peut par conséquent les utiliser à titre privé sans avoir d’avantage en nature imposable à l’IR.

Les dépenses somptuaires

Les dépenses dites somptuaires ne sont pas déductibles de l’impôt sur les sociétés lorsqu’elles dépassent 18 300 euros (chasse, pêche, résidence secondaire, entretien d’un bateau, …). On pourra cependant passer en charges certaines dépenses dans des cas particuliers. En cas de contrôle fiscal, il faudra bien évidemment montrer le caractère professionnel de ces dépenses et le caractère raisonnable du montant de la charge déduite. Il convient dans ce cas de prendre conseil car le fisc se trouve souvent très pointilleux dans ce domaine.

Contrôle fiscal : peut-on éviter le redressement ?

La déductibilité de nombreuses dépenses entraîne des difficultés parce qu’elles servent à la fois l’entreprise et le dirigeant. Et c’est bien évidemment sur celles-ci que les contrôleurs s’attardent et seront le plus pointilleux. Lors d’un contrôle fiscal, pour éviter tout redressement, quelques conseils sont bons à suivre :

• Gardez vos justificatifs et vos méthodes de calcul afin de pouvoir expliquer votre démarche et votre bonne foi,
• Discutez-en avec votre expert-comptable. Le conseil fiscal fait partie de sa mission. Il doit à la fois vous informer sur la réglementation et sur les optimisations possibles. Son métier lui permet d’observer ce qui se fait et les conséquences. Il est donc souvent assez averti sur ce qu’il faut faire.
• Sachez qu’un contrôle fiscal est souvent une affaire de point de vue, parfois un peu de compréhension et quelques concessions permettent de s’en sortir sans trop d’égratignures…

Pour approfondir votre lecture, nous vous proposons de découvrir les articles suivants sur le blog de Valoxy :

• Le contrôle fiscal à la demande d’une PME
• La vérification de comptabilité (ou contrôle fiscal)
• Contrôle fiscal : que peut-on négocier en cas de redressement ?
• Contrôle fiscal : la procédure d’imposition d’office
• Contrôle fiscal : quelles garanties pour le contribuable ?
• Contrôle fiscal : les demandes de justification et d’éclaircissement