Comment avoir une bonne gestion de stocks ?

Pour de nombreuses entreprises, avoir du stock permet de répondre rapidement aux besoins des clients. La nécessité, souvent coûteuse, du stockage impose cependant aux dirigeants d’entreprise de mettre en place une gestion des stocks adaptée à l’activité. En effet, il est nécessaire d’évaluer correctement les stocks, de suivre leur rotation afin de limiter le montant des ressources financières qu’ils immobilisent ainsi que les pertes dues à la démarque qu’ils génèrent. L’enjeu d’une bonne gestion des stocks est de limiter l’impact financier du stockage sur le résultat de l’entreprise. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur la gestion des stocks.

Les enjeux d’une bonne gestion des stocks

On entend par stock l’ensemble des biens qui entrent dans le cycle d’exploitation de l’entreprise pour être consommés, transformés et vendus en l’état ou au terme d’un process de production. La bonne gestion des stocks a un objectif multiple :

• Minimiser le montant financier immobilisé par le stock,
• Assurer que l’entreprise dispose de la quantité de stock suffisante à son fonctionnement « normal »,
• Apporter la souplesse et la flexibilité nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise,
• Limiter les pertes dues à une possible dévalorisation des stocks (obsolescence, dégradation, vol, …).

La gestion des stocks s’attachera par conséquent aux postes qui peuvent représenter une charge d’immobilisation financière importante :

• Le stock de matières premières : les produits achetés pour leur transformation dans le process de production,
• Le stock de marchandises : les biens achetés pour la revente sans  transformation,
• Les stocks de produits semi-finis : les produits en cours de fabrication ou qui intègrent le processus de production après une première étape industrielle dans ou hors de l’entreprise,
• Le stock de produits finis : les biens produits par l’entreprise prêts à être commercialisés,
• Le stock d’emballage : l’ensemble des contenants et des matériels de protection destinés à aider l’acheminement, l’emballage, la présentation et la protection des stocks (cartons, caisses, palettes, film plastique, containers, …).

Les méthodes pour gérer les stocks

La première chose à faire pour améliorer la gestion de ses stocks :  travailler sur la traçabilité. Il faut pour cela collecter, organiser et centraliser les données qui concernent la gestion des stocks. Rien ne peut être fait si on ne connaît pas les caractéristiques de chaque stock :

• les dates du cycle (commande, réception, utilisation, sortie),
• les quantités (commandées, utilisées, dégradées, vendues, …),
• la nature des stocks,
• les dates (achat, livraison, utilisation, valorisation …),
• les quantités, les prix,
• etc.

Il existe différentes méthodes de gestion des stocks :

Le réapprovisionnement par quantité fixe

Cette méthode, aussi appelée « méthode du point de commande » consiste à fixer la quantité commandée et utiliser la date comme variable d’ajustement. On définit un stock minimum qui déclenche une commande lorsqu’il est atteint.

Cette méthode permet de s’adapter à une consommation irrégulière et/ou à un flux tendu. Elle aide à réduire les coûts de stockage et limite le sur-stockage. Elle est utilisée par exemple, pour des produits périssables, coûteux ou encombrants dont l’utilisation et la livraison sont prévisibles (régularité, cycle de consommation connu et maîtrisé, …).

Cette méthode nécessite une gestion des stocks stricte pour éviter les ruptures et un délai de livraison maîtrisé. Pour les produits stratégiques, il est conseillé de mettre en place un stockage tampon pour éviter les surprises (irrégularité de l’activité, difficulté d’approvisionnement, …).

Le réapprovisionnement à date fixe

Cette méthode, aussi appelée « méthode de recomplètement » consiste à fixer la date de commande et utiliser la quantité comme variable d’ajustement. On définit une fréquence de commande, un niveau de stock nécessaire et on ajuste au fur et à mesure des dates. Cette méthode à l’avantage d’être simple et de permettre de maîtriser le montant immobilisé, mais elle ne protège cependant pas contre les ruptures de stock.

La méthode calendaire

C’est une méthode qui consiste à se réapprovisionner à date et quantité fixe. L’intérêt de cette méthode réside en son extrême simplicité. Elle peut néanmoins s’avérer coûteuse en cas de sur-stock ou de nécessité d’approvisionnement en urgence. La méthode calendaire s’utilise principalement lorsque l’activité de l’entreprise est régulière et maîtrisée.

La méthode du « drop shipping » (pour les distributeurs et les sites internet)

Le Drop Shipping illustre une méthode de gestion (des stocks) adaptée aux sites internet et aux distributeurs. Elle consiste à demander aux fournisseurs de gérer les stocks appartenant à leurs clients et d’assurer les livraisons des commandes passées. (généralement directement sur le site internet du distributeur).

On distinguera deux formes de Drop Shipping :

1^er cas : le site  reçoit les commandes et détermine la quantité que le fournisseur doit produire. Le risque de sur-stock est assumé par le distributeur.

2^ème cas : le fournisseur reçoit directement les commandes passées auprès du distributeur et détermine des quantités qu’il faut produire. Dans ce cas, les surcoûts liés au sur-stockage sont assumés par le fournisseur.

La recommande à date et à quantité variable

Cette méthode consiste à commander au fur et à mesure des besoins. Elle nécessite une bonne connaissance du process et de l’activité, ainsi qu’une bonne maîtrise des stocks. La méthode est principalement utilisée dans les entreprises capables d’adapter leur production en fonction du client comme dans le secteur du bâtiment. Elle optimise les achats en fonction de la nature et du niveau d’activité de l’entreprise mais nécessite une attention permanente et beaucoup de temps à consacrer à la négociation et au suivi administratif avec les fournisseurs.

Optimiser sa gestion des stocks

Une bonne gestion de stock permet d’améliorer sensiblement la trésorerie immobilisée (ou le BFR). Elle s’appuie en priorité sur :

• la qualité et la fidélité des informations et des indicateurs utilisés,
• une méthode de réapprovisionnement adaptée à l’activité de l’entreprise,
• un suivi de la rotation des stocks,
• un suivi des niveaux de stock et de l’activité qui mettra en évidence les liens qui les relient et contribuera à adapter le niveau des stocks à l’activité,
• une maîtrise de la disponibilité des produits, des délais de livraison et des délais de production.

Le stockage inutile de certains produits peut venir

• d’une bonne utilisation de la loi de Pareto (la règle des 20 – 80),
• de la connaissance de la gamme produit et des contraintes liées à l’activité de l’entreprise (pas nécessairement son fonctionnent lorsqu’il peut être adapté)

L’enjeu est au final de contribuer à maîtriser la trésorerie immobilisée dans les stocks… Pour la limiter à une immobilisation connue et minimisée.

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