Il y a les outils de gestion gratuits fondamentaux dédiés au pilotage de l’entreprise : logiciel de facturation et de la paie, logiciels de gestion client (CRM), de suivi des stocks, ou encore de gestion de production.
Et puis il y a les outils complémentaires. Des solutions que l’on trouve facilement sur Internet, qui aident à piloter l’entreprise, qui améliorent les performances et facilitent le quotidien du dirigeant.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, a sélectionné quelques uns de ces outils de gestion gratuits.
Une sélection d’applications pour une meilleure gestion de l’entreprise
Des outils pour piloter l’activité
Pour faire signer vos devis immédiatement
Artinove est service en ligne qui remplit trois missions simultanées, et essentielles si vous dirigez seul une petite entreprise :
- le suivi de vos dépenses et l’état de votre trésorerie en temps réel
- la création de devis
- la facturation
Ce qui est intéressant, c’est que cet outil est disponible sur votre ordinateur, mais aussi au travers d’une application Smartphone (iOS, Android). Vous pouvez créer un devis en direct chez votre prospect et lui faire signer immédiatement le document via une signature électronique ! Vous minimisez ainsi les risques de le voir changer d’avis après la création du devis.
L’abonnement à ce service en ligne commence à 1.90 euro par mois pour 5 devis et 5 factures mensuelles.
Pour un suivi de trésorerie automatique
L’outil en ligne RoboCompta est une application de suivi de trésorerie qui s’ajuste automatiquement en fonction de vos opérations bancaires, avec lesquelles l’outil est synchronisé (plus de 120 banques partenaires). RoboCompta fournit également des tableaux de bord bien construits pour suivre votre activité et vos indicateurs de performance.
RoboCompta propose une version test pendant 15 jours. L’abonnement commence à 30 euros par mois.
Pour faire vos budgets prévisionnels
Axens est une application mobile et tablette dédiée aux prévisions financières. Vous pouvez y effectuer des simulations d’emprunt et d’impôt sur le revenu. L’appli simule également le calcul des salaires et des charges. Vous visualisez le coût d’un salarié. Vous anticipez le calcul des indemnités kilométriques et vous pouvez calculer la TVA. Cette application vous évitera des erreurs dans les factures ou les budgets prévisionnels, notamment lors d’une embauche.
L’application est gratuite. Elle est disponible sur Android et iOS.
Des outils pour mieux gérer votre temps
La gestion d’une entreprise passe aussi par la gestion de cette ressource extrêmement limitée qu’est le temps. Cela est valable pour les free-lances qui facturent des honoraires, mais aussi pour toutes les activités et tous les postes. Gérer son temps signifie maîtriser sa productivité, c’est à dire améliorer son rendement.
Pour connaître précisément la durée de vos tâches
Pour un meilleure organisation de votre temps, vous pouvez utiliser Toggl. Cette application Web, simple d’utilisation, évalue le temps que vous passez sur une tâche donnée. L’outil permet de comprendre quelles missions sont les plus chronophages. Vous pouvez réajuster votre planning de la journée en fonction de vos analyses et, si l’on parle d’une mission auprès d’un client, vous pouvez comparer votre tarif au temps passé.
La version de base de Toggl est gratuite. Son prix varie ensuite à partir de 9 dollars par mois et par utilisateur, selon la version.
Pour programmer automatiquement vos réunions
Clara est un outil qui s’intègre à votre système de messagerie. Il vise la programmation intelligente de vos réunions au travers de l’analyse de vos e-mails. En bref, lorsqu’il s’agit d’organiser une entrevue avec vos collaborateurs, vous mettez Clara en copie de vos mails pour que l’application réponde automatiquement aux messages servant à fixer une date et un créneau horaire. Clara rédige les courriels et interagit comme une personne réelle. Grâce à cette « secrétaire virtuelle » (qui porte évidemment un prénom de femme !), vous ne gérez plus ces échanges logistiques et répétitifs.
Le prix est sur devis.
Des outils de gestion gratuits dédiés à la gestion de projets
L’incontournable « to do list » en ligne
Le site Trello est l’incontournable du suivi de projets en équipe. Vous attribuez des tâches à vos collaborateurs via des étiquettes, vous définissez vos échéances, vous échangez des commentaires ou des fichiers et vous suivez l’ensemble des projets en cours en ligne sur cette « to do list” collaborative.
Trello est disponible sur ordinateur en version gratuite.
Un peu plus élaboré que Trello
Pour travailler sur ordinateur ou Smartphone avec un design un peu plus moderne que Trello, utilisez l’application Wunderlist. C’est aussi un outil de gestion collaborative des projets : vous assignez des missions aux membres de l’équipe, vous fixez des échéances, vous commentez et vous suivez l’évolution des tâches.
Wunderlist est disponible sur ordinateur, tablette ou mobile avec Android, iOS, WindowsPhone, ChromeBook, Kindle Fire.
Le top de la gestion de projet collaborative
Slack est une plateforme de communication collaborative. Vous gérer vos missions en les décortiquant en plusieurs chaînes, correspondant à des sous-tâches ou encore à des thématiques précises. Vos collaborateurs accèdent à une ou plusieurs tâches de la chaîne selon leur rôle au sein de l’équipe. Vous échangez des documents dont les formats peuvent être lourds. On tchatte en direct via une messagerie instantanée interne. Vous pouvez intégrer à Slack d’autres outils et applications que vous utilisez pour centraliser leur gestion sur une même interface. L’outil est extrêmement abouti et très populaire parmi les start-up et les entreprises du Web.
Slack propose une version gratuite et son premier prix démarre à 6.25 euros mensuels par utilisateur actif.
Notez que les versions gratuites des outils de gestion de projet sont souvent limitées, mais suffisantes pour démarrer en petit groupe, et se rendre compte de leurs capacités.
Pour plus d’informations sur les outils de gestion, et les applications qui facilitent le quotidien des équipes, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
