La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) aux fins de simplifier les obligations sociales des entreprises. La DPAE est une formalité obligatoire pour l’employeur, qui doit être remplie dès l’embauche du premier salarié.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, zoome sur la Déclaration Préalable à l’Embauche, ses formalités, ses délais.
La DPAE, pour qui ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est propre à chaque salarié. On dit qu’elle est nominative. C’est à l’employeur de réaliser cette formalité pour chacun de ses salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale, quelle que soit la durée du contrat de travail, la forme juridique de l’entreprise, son secteur d’activité ou son effectif.
La DPAE ne concerne pas :
- les particuliers employeurs qui utilisent les Titres Emploi Service (TESE),
- les entreprises qui embauchent via un contrat d’intermittence du spectacle
- ni celles qui sont établies hors de France et qui utilisent le Titre Firme Etrangère (TFE).
La DPAE, pour quoi faire ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche a vocation à centraliser un ensemble de formalités en une seule et même déclaration. La DPAE remplace :
- l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale
- l’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
- l’affiliation du salarié à l’assurance chômage
- l’affiliation du salarié à la médecine du travail
Elle sert également de pré Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
Lorsque l’employeur réalise sa première embauche, la DPAE fait office d’immatriculation de l’employeur :
- au régime général de la Sécurité sociale,
- au régime d’assurance chômage,
- et au service de santé au travail.
La DPAE, comment ça marche ?
La DPAE dûment complétée est transmise à l’URSSAF dont relève l’établissement de l’entreprise qui a embauché le salarié. C’est effectivement l’URSSAF qui se charge ensuite de transmettre l’ensemble des informations nécessaires aux différents organismes concernés, ainsi qu’à Pôle emploi.
L’employeur peut remplir la DPAE en version papier au moyen du Cerfa 10563*05 puis la transmettre par voie postale, au service « Déclaration d’embauche » de l’URSSAF dont relève le salarié, mais il pourra également remplir et transmettre cette formalité directement sur Internet via le site de l’URSSAF. Dans ce dernier cas seulement, l’URSSAF accusera réception du formulaire en ligne, dans un délai de 5 jours ouvrables.
Quel délai pour la Déclaration Préalable à l’Embauche ?
L’employeur doit avoir transmis la DPAE relative au salarié embauché au maximum 8 jours avant la date d’embauche et la prise de poste effective. Le non-respect de ce délai est passible de sanctions pour l’employeur, mais il risque aussi de pénaliser le salarié dans la bonne ouverture et le bon suivi de ses droits sociaux.
Les sanctions en cas d’oubli ou de retard
L’employeur qui ne transmet pas sa DPAE encourt une régularisation des cotisations sociales non payées, majorée d’une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du SMIC. Si le tribunal venait à considérer l’absence de déclaration comme du travail dissimulé, l’entreprise encourrait jusqu’à 225 000 euros d’amende et un placement sous surveillance judiciaire (ou 3 ans de prison si l’employeur est une personne physique).
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