Le 1er février 2014 marquera une étape supplémentaire vers la construction de l’espace unique économique européen avec le passage aux normes SEPA (Single Euro Payments Area – Espace unique de paiement en euros) pour tous les instruments de paiement européens.
SEPA s’appliquera alors obligatoirement à tous vos prélèvements et virements, nationaux ou trans-frontaliers, ce qui implique l’adaptation dès maintenant de vos systèmes d’information et de paiement.
Les conséquences d’un retard d’adaptation pourraient en effet être lourdes :
- Risque de blocage de vos moyens de paiement,
- Retards dans vos paiements (salaires, charges, taxes) et dans vos encaissements…
Pour éviter ces déconvenues, Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous guide dans le processus de passage aux normes SEPA.
Passer aux virements SEPA
Ce qu’il faut faire avant
Prenez contact avec votre expert-comptable (ou fournisseur de logiciel ou Centre de Gestion Agréé) pour contrôler la compatibilité de vos outils de gestion (gestion commerciale, logiciel de paie,…) avec les moyens de paiement SEPA.- Rencontrez votre banquier qui pourra vous préciser le format à utiliser pour vos échanges informatiques SEPA.
- Vérifiez que vous disposez des coordonnées bancaires des bénéficiaires de vos virements sous forme de n° IBAN et BIC. Dans le cas contraire, demandez-leur un RIB sur lequel figurent ces coordonnées.
Comment émettre un ordre de virement SEPA
- Fournir les informations nécessaires à son exécution : montant et coordonnées bancaires complètes du bénéficiaire (couple IBAN et BIC), compte à débiter et, éventuellement, motif du paiement.
- Vérifier que le compte à débiter permet l’exécution de l’opération.
Passer aux prélèvements SEPA
Ce qu’il faut faire avant
L’émission d’un prélèvement SEPA s’effectue selon les conditions fixées avec votre banque. Si vous émettez déjà des prélèvements nationaux, une mise à jour de votre contrat bancaire peut être requise.- Votre banque se chargera de demander en votre nom auprès de la Banque de France l’attribution d’un identifiant créancier SEPA (ICS). Cet identifiant est nécessaire lors de l’émission d’ordres de prélèvement SEPA.
- Assurez-vous de pouvoir traiter les informations supplémentaires contenues dans les ordres de prélèvement SEPA. La référence unique de mandat (RUM, voir ci-dessous), l’ICS, le type de paiement (ponctuel ou récurrent), la séquence de présentation de l’opération, le libellé de l’opération et, le cas échéant, certaines données optionnelles.
- Obtenez les coordonnées bancaires exactes de vos clients et débiteurs au format IBAN et BIC. Pour ce faire, vous pouvez vous adresser directement à ces derniers ou demander conseil auprès de votre banque.
- En l’absence d’autorisation de prélèvement préexistante, vous devez obtenir de votre client ou débiteur un mandat signé. L’archivage de ce mandat, sous forme papier ou électronique, est de votre responsabilité en tant que créancier.
- Dans le cadre d’un prélèvement national migrant vers un prélèvement SEPA, vous n’aurez pas à faire signer de nouveaux mandats de prélèvement SEPA. Toutefois, vous êtes tenus d’informer au plus tôt vos clients et débiteurs de votre intention de migrer. Cette information peut se faire sous la forme d’une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA.
La RUM, c’est quoi ?
Pour chaque mandat de prélèvement signé, vous aurez à attribuer une référence unique de mandat (RUM). Choisissez librement une référence unique sur 35 caractères maximum, sans espace et ne comportant que des caractères « latins » (lettres, chiffres, ainsi que les signes / – + ? : ( ) . , « » ) pour identifier de manière certaine un mandat signé par l’un de vos clients et débiteurs.
Vous devrez communiquer cette RUM à votre client ou débiteur préalablement à la présentation d’un premier prélèvement SEPA. De la même manière, vous devez mettre à sa disposition un point de contact lui permettant de modifier ou de révoquer ledit mandat (changement de coordonnées bancaires, …)
Emettre un prélèvement SEPA
La pré-notification
Comme pour les prélèvements nationaux, informez préalablement vos clients et débiteurs avant d’émettre un prélèvement SEPA. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement SEPA (sauf accord bilatéral sur un délai différent) par tout moyen à votre convenance (facture, devis, échéancier,…).
Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement, son montant, votre ICS et la RUM que vous aurez attribué au mandat. 
Date de remise des ordres de paiement
Le dernier délai pour transmettre votre premier ordre de prélèvement est de 5 jours ouvrés avant sa date d’échéance. Le délai minimum pour émettre un ordre de prélèvement SEPA récurrent est de 2 jours ouvrés avant son échéance. Votre banquier est cependant libre de fixer des délais supérieurs.
Payer par prélèvement SEPA
- Conformément au principe de continuité des mandats, établi par l’ordonnance du 15 juillet 2009 transposant la directive sur les services de paiement, les autorisations de prélèvement signées pour les prélèvements nationaux resteront valables lors du passage au prélèvement SEPA.
- Vos créanciers souhaitant migrer au prélèvement SEPA sur la base d’autorisations de prélèvement préexistantes sont néanmoins tenus de vous informer de leur intention. Cette information peut se faire soit par une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable au premier prélèvement SEPA.
- Lors de cette information, vos créanciers ont l’obligation de vous communiquer l’ICS et le RUM qu’ils ont attribués à vos nouveaux mandats de prélèvement SEPA, ainsi que l’adresse à laquelle vous aurez à prendre contact pour toute évolution ultérieure de vos mandats.
- Lorsque vous acceptez, dans le cadre, d’un nouveau contrat, de payer par prélèvement SEPA, il est nécessaire que vous signiez un mandat autorisant votre créancier à émettre des prélèvements SEPA au débit de votre compte bancaire et autorisant votre banque à débiter ledit compte. Ce mandat signé doit être remis ou adressé au créancier, car la conservation de ce mandat, sous forme papier ou électronique, est de sa responsabilité.
- Vous devez impérativement conserver la RUM que vous avez signé et l’ICS de votre créancier, qui sont des éléments indispensables pour toutes modifications, mises en place d’opposition ou contestations ultérieures.
A qui s’adresser pour obtenir de l’aide?
Votre expert-comptable, votre conseil en système d’information peuvent vous aider à mettre en place la démarche SEPA.
Ils sont les mieux placés pour vous aider, notamment, dans le cadre de la mise à jour de vos outils de gestion.
- Vos interlocuteurs habituels au sein de votre banque, de votre association professionnelle et de votre chambre de commerce.
Ils représentent des relais importants à même de vous épauler.
Le site du Comité national SEPA www.sepafrance.fr, est également disponible pour obtenir des conseils et informations utiles sur la marche à suivre.
Pour plus d’informations sur la banque et ses outils, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
