L’employeur est tenu de fournir divers documents lorsque le contrat de travail de son employé se termine. Cette obligation est valable quels que soient le statut juridique de l’entreprise, la nature de son activité, la nature du contrat de travail ou le motif de la rupture.
Le respect de la procédure est important car une erreur peut amener l’employeur à devoir verser des dommages et intérêts. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient sur les documents obligatoires à la fin d’un contrat de travail.
Rupture du contrat de travail : les documents à remettre systématiquement
L’employeur doit remettre au minimum 3 documents au salarié lors d’une rupture du contrat de travail :
Le certificat de travail
La remise du certificat de travail est obligatoire, et ce document doit comporter les mentions suivantes :
- Les dates d’entrée et de sortie du salarié
- La nature de l’emploi occupé
- Le nombre d’heures de DIF (Droit Individuel à la Formation) acquises et non utilisées, la valorisation de ce solde (correspond au nombre d’heures x 9,15 euros (2014)) ainsi que les coordonnées de l’OPCA compétent.
Il est strictement interdit de mentionner certaines informations pouvant porter préjudice à un salarié comme la raison de la rupture du contrat de travail, des mentions discriminatoires, l’appartenance à un syndicat, …
L’attestation d’assurance chômage
Ce document souvent édité par les logiciels de paie, permet au salarié de s’inscrire à Pôle emploi. Il est obligatoire et doit être remis dès la fin du contrat de travail. Il précise plusieurs éléments :
- Les dates de début et de fin du contrat de travail,
- Le motif de la rupture du contrat,
- Le salaire brut des 12 derniers mois
- Le montant des sommes versées dans le cadre de la rupture du contrat de travail.
En plus de le fournir au salarié, l’entreprise doit envoyer une copie de l’attestation chômage au centre de traitement Pôle emploi et faire parvenir une copie en cas de demande du bureau local de Pôle emploi.
L’employeur qui ne remettrait pas l’attestation d’assurance chômage s’expose à des sanctions pénales. En cas de retard dans la remise de l’attestation, et à fortiori en cas de défaut de remise, l’employeur peut avoir à payer des dommages et intérêts au salarié.
Le reçu pour solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte est un document qui inventorie les sommes versées au titre de la dernière fiche de paie et qui clôture définitivement le contrat de travail.
Il a un effet libératoire à condition d’être signé par le salarié sans réserve et s’il ne le conteste pas dans les 6 mois de sa signature.
Rupture du contrat de travail : les documents à remettre occasionnellement
Lorsque l’entreprise dispose d’une épargne salariale elle est tenue de fournir au salarié un état récapitulatif de l’épargne salariale dont il dispose.
Lorsque le contrat de travail du salarié contient une clause de non concurrence, l’entreprise doit se prononcer sur sa volonté de l’actionner ou pas. Lorsqu’elle ne l’actionne pas, elle doit en faire part au salarié en respectant le formalisme prévu dans le contrat de travail ou dans la convention collective
Les entreprises disposant d’une prévoyance ou d’une mutuelle doivent proposer le maintien des garanties comme le prévoit la loi. La portabilité de la mutuelle et de la prévoyance sont obligatoires, sauf en cas de démission. Il est à noter que le financement de la portabilité de la mutuelle sera modifié le 1er juin 2014 et celui de la prévoyance le 1er juin 2015.
Pour en savoir plus sur les contrats de travail, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
