Contrôle URSSAF : les 12 points régulièrement vérifiés

Le contrôle Urssaf permet de garantir la juste application des législations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage. L’Urssaf envoie un avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé réception pour prévenir de son passage et pour indiquer les documents à rassembler avant sa venue. Le contrôle se fait :

• soit sur pièces, c’est-à-dire qu’il faut adresser les documents à l’URSSAF,
• soit sur place, le contrôleur se déplace dans l’entreprise.

Un contrôle URSSAF porte sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles antérieures au contrôle. Concernant les documents sociaux, le contrôleur examine les bulletins de paie, les contrats de travail, la déclaration annuelle des salaires, les avantages en nature ainsi que les contrats collectifs de l’entreprise.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point. Cet article présente les éléments les plus contrôlés et les plus redressés lors d’un contrôle URSSAF.

Contrôle URSSAF : la vérification des salaires versés

Le contrôleur vérifie les salaires versés durant la période contrôlée. Les salaires doivent respecter les minima mensuels prévus dans la Convention collective dont dépend l’entreprise en fonction de la classification des salariés. L’examinateur vérifie également le versement effectif des primes prévues par la Convention collective. (comme par exemple la prime d’ancienneté ou encore la prime de vacances.)

Le contrôle URSSAF sert aussi à vérifier qu’il n’y a pas de travail au noir. De même contrôle-t-il le versement de l’ensemble des salaires dans le respect de la réglementation.

Contrôle URSSAF : l’étude des réductions et exonérations

L’examinateur contrôle également les différentes réductions et exonérations, à savoir :

La réduction Fillon

Cette réduction de charges patronales  concerne tous les salaires jusqu’à 1,6 fois le Smic. Sa formule est complexe. De ce fait, le contrôleur URSSAF vérifiera tous les salaires bénéficiant de cette réduction en fonction du nombre d’heures travaillées dans l’année.

L’exonération TEPA

Il s’agit d’une déduction forfaitaire fixée à 1,50€ par heure supplémentaire. Cette exonération concerne les entreprises de moins de 20 salariés.

L’exonération Zone Franche Urbaine (ZFU)

Le contrôleur URSSAF s’assure que les critères d’éligibilité pour bénéficier de l’exonération ZFU (ou Territoire Entrepreneur) sont bien respectés :

• le quota d’embauche exigé est bien respecté dans l’entreprise,
• les salariés concernés ont bien une rémunération horaire inférieure ou égale à 1,4 fois le Smic.

L’exonération Jeune Entreprise Innovante (JEI)

Le contrôleur vérifie que les salariés concernés sont bien des ingénieurs chercheurs réalisant des projets de recherche et de développement pur et qu’ils perçoivent une rémunération inférieure à 4,5 fois le Smic.

Contrôle URSSAF : les justificatifs sur frais

Frais professionnels et contrôle URSSAF

Les frais professionnels correspondent à des dépenses que le salarié a engagé pour exercer son activité professionnelle comme par exemple des frais de restauration ou encore des frais de déplacement. Ils ne sont pas soumis aux charges sociales.

Lors de son contrôle, le vérificateur URSSAF va donc demander les justificatifs relatifs aux remboursements de frais professionnels.

Frais kilométriques et contrôle URSSAF

Les frais kilométriques sont calculés par rapport au barème des indemnités kilométriques, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel.  Pour cela, il est important de tenir un carnet de route avec des informations importantes telles que la date, le kilométrage parcouru ainsi que le motif de déplacement. De ce fait, lors d’un contrôle URSSAF, l’examinateur va demander ce carnet de route ainsi que la copie de la carte grise pour vérifier notamment la puissance fiscale de la voiture.

La complémentaire santé et le contrôle URSSAF

En ce qui concerne la complémentaire santé, se mettre en conformité est devenu obligatoire en cas de contrôle URSSAF. Depuis le 1er Juillet 2014, les entreprises dont le contrat de complémentaire santé ne couvrait qu’une partie du personnel ont dû étendre leur contrat à l’ensemble du personnel ou établir un nouveau contrat pour une nouvelle catégorie (par exemple mettre en place un contrat pour les non cadres). De plus, la mise en place d’un contrat collectif doit être formalisée par la rédaction d’une décision unilatérale avec émargement des salariés. A défaut, cela est considéré comme un avantage en nature.

Pour les cas de dispense prévus dans la décision unilatérale, il est important de conserver les justificatifs à présenter en cas de contrôle URSSAF.

Pour rappel, la complémentaire santé est devenue obligatoire dans toutes les entreprises à partir du 1er Janvier 2016.

Conventions de stage et contrôle URSSAF

L’examinateur va être très attentif aux stagiaires venus dans l’entreprise. En effet, pour être exonérée de cotisations sociales, l’indemnité d’un stagiaire ne doit pas dépasser la franchise sociale qui varie en fonction de la date de signature de la convention de stage. Lors du contrôle URSSAF, il faut donc réunir toutes les conventions de stage. Ainsi le contrôleur pourra vérifier la durée des stages et la gratification allouée pour ces derniers.

Contrats d’apprentissage et contrôle URSSAF

Les contrats d’apprentissage sont exonérés de certaines cotisations sociales. L’examinateur demande alors une copie des contrats d’apprentissage et vérifie la rémunération versée aux apprentis.

Le contrôle des bons d’achat

Les bons d’achat doivent être remis à l’occasion d’un événement particulier tel que le mariage, la naissance, le Noël des salariés ou encore en cas de départ à la retraite. Le salarié doit être concerné par l’événement et le chèque-cadeau doit mentionner la nature du bien.

Le contrôleur URSSAF vérifie si l’employeur a bien respecté ces différentes règles pour bénéficier de l’exonération. Les chèques-cadeaux et les bons d’achat doivent respecter un seuil de 5% du plafond de la Sécurité sociale (159€ pour l’année 2015, 161€ en 2016, 163€ en 2017 et 165€ en 2018). De plus, le contrôleur s’assure que les bons d’achat ont bien été accordés à l’ensemble des salariés de l’entreprise pour une valeur identique sans tenir compte de l’ancienneté, du type de contrat ou encore de la durée du travail.

Il semble judicieux de faire signer une feuille d’émargement par l’ensemble des salariés lors de la remise des titres. Cela, afin de pouvoir justifier de cette remise, en cas de contrôle URSAFF.

Avantages en nature et contrôle URSSAF

L’avantage en nature est une utilisation personnelle d’un bien mis à la disposition du salarié par l’entreprise. Il est considéré comme un élément de salaire et doit être soumis à cotisations sociales. Les avantages en nature se concrétisent sous forme de nourriture, de logement, de véhicule ou encore de disposer d’outils des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Le contrôleur URSSAF va ainsi demander les justificatifs et la méthode d’évaluation de l’avantage en nature.

Pour plus d’informations concernant l’URSSAF, et les contrôles de l’URSSAF, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• L’URSSAF
• Comment préparer un contrôle URSSAF ?
• Contrôle URSSAF : la note s’alourdit si vous ne tenez pas compte des observations