La facture électronique

il y a 3 ans
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Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent accepter les factures électroniques. Mais attention, il ne s’agit pas de “recevoir” par email une simple copie de facture sous le format PDF ! Non ! L’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Création, transmission, réception et archivage procèdent donc d’une forme électronique. Un véritable système d’authenticité, de lisibilité et de traçabilité est nécessaire.

De plus, la loi de finances pour 2020 (article 153) prévoyait la fin de la facture papier à partir de 2023. La facture électronique s’imposera donc progressivement « pour toutes les transactions entre les assujettis à la TVA ». Et, au 1er juillet 2026, les grandes entreprises et les ETI auront l’obligation d’émettre des factures électroniques.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France revient dans cet article sur cette évolution.

Attention ! Il ne faut pas confondre la facture dématérialisée, simple facture papier, scannée pour faciliter son stockage, son archivage ou son envoi, et la facture électronique, qui n’existe que sous forme numérique (EDI ou PDF).

Tous les acteurs sont concernés

La dématérialisation des factures entre peu à peu dans les habitudes des entreprises. Les gains sont importants. Les temps de traitement diminuent, les coûts baissent, on évite les erreurs de saisie, etc. Grâce à la facture électronique, l’État attend aussi une diminution drastique de la fraude à la TVA. (La Cour des Comptes estime la fraude à 15 milliards d’euros en France. Les estimations pour l’Europe tournent autour de 150 milliards d’euros.)

Depuis 2017, (Loi 2015-990 du 6 août 2015, dite loi Macron) les entreprises ont été progressivement tenues d’accepter les factures sous format électronique (les e-invoices) transmises par d’autres entreprises. D’abord les grandes entreprises et les acteurs publics, puis les ETI, les PME et, depuis le 1er janvier 2020, pour les micro-entreprises. (voir notre article La dématérialisation des factures)

Par ailleurs, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent, depuis le 1er janvier 2020, émettre des factures électroniques, et les “déposer” sur un portail dédié, Chorus Pro.

Calendrier de l’obligation

L’ obligation d’émettre des factures électroniques va maintenant s’étendre à tous les acteurs économiques. Initialement prévu par la Loi de finances pour 2021 dès le 1er janvier 2023, le calendrier a été initialement repoussé de 18 mois par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. L’amendement n°I-5395, proposé par le gouvernement le 17 Octobre 2023 dans le cadre de la Loi de Finances pour 2024, et définissant un nouveau calendrier de mise en place de la facture électronique a finalement été retenu :

L’obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026.

L’obligation d’émission de factures électroniques, et de transmission des données à l’administration (e-transmission) devait s’appliquer :

au 1er septembre 2026 pour les ETI et les grandes entreprises,
et au 1er septembre 2027 pour les PME/TPE.

Le Gouvernement garde la possibilité de décaler de trois mois ce calendrier par décret.

Il sera encore possible d’utiliser un PDF simple jusqu’au 31 décembre 2027. L’intermédiaire de dématérialisation (ou le portail public de facturation) devra dans ce cas s’assurer de la conversion de la facture dans un format « structuré ».

Rappel : qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture est dite électronique quand l’intégralité du processus de facturation est électronique. La création, la transmission, la réception et l’archivage de la facture sont électroniques. (Article 289 du CGI). Cela oblige les systèmes de l’émetteur (le fournisseur) et du récepteur (le client) à être compatibles. De même, l’émetteur et le récepteur de la facture doivent garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. (voir aussi notre article Le coffre-fort numérique)

Quels moyens utiliser aujourd’hui ?

Afin d’assurer aux factures leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité, l’émetteur peut utiliser 3 protocoles différents :

L’EDI (Échange de Données Informatisées, ou Échange Électronique de Données), qui se base sur une norme convenue entre les parties, permet une lecture par ordinateur et peut être traité automatiquement et sans équivoque,
La signature électronique, qui, sous réserve de l’acceptation du destinataire, garantit l’authenticité de l’origine de la facture et l’intégrité de son contenu. La signature électronique n’est pas “visuelle”, au contraire de la signature écrite. Son mécanisme repose sur une suite de caractères générés automatiquement par l’ordinateur. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Attention, il ne faut pas la confondre avec la signature numérique, dessinée par le signataire, ou insérée, et qui n’a pas la même force de preuve.
La piste d’audit fiable (PAF) relève d’un strict contrôle interne de l’entreprise. Elle est définie par l’Administration fiscale comme une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle » La méthode utilisée peut être différente entre l’émetteur et le récepteur. Le Code Général des Impôts (art.289) prévoit que la réglementation PAF s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées.

Quels protocoles à l’avenir ?

L’Etat souhaite combattre la fraude à la TVA. Les entreprises veulent mieux maîtriser leurs coûts. Afin de disposer d’un cadre légal cohérent pour tous, différents projets sont étudiés dans des groupes de travail pilotés par la DGFIP, pour une mise en œuvre dès 2023. Il s’agit :

de définir le cadre légal futur,
d’arbitrer entre les différents types de formats (hybride PDF/EDI, ou unique) par lesquels les entreprises émettront et récupérerons leurs factures,
de déterminer le nouveau modèle de facturation,
de choisir le modèle de circuit (via une plateforme publique unique, comme le portail Chorus Pro, ou via des plateformes privées ?),
certifier ces plateformes,
de définir les mentions fiscales à faire remonter à l’administration,

Trois types de facture électronique

À ce jour, la dématérialisation des factures a donné naissance à trois types de factures électroniques différentes :

La facture PDF/A3, utilisée pour l’archivage de longue durée de documents PDF. Elle répond à trois niveaux de conformité : l’accessibilité, l’intégrité visuelle, et la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Factur-X, qui est un nouveau standard européen. Il se compose d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Son principal avantage réside dans sa grande facilité à traiter la facture dématérialisée, tant avec l’administration qu’avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise.
Et la facture “structurée EDI”, qui répond à des normes spécifiques, garantit la véracité des flux, banalise les échanges de données, permet d’automatiser l’extraction de données, traduit les documents aux normes légales, et peut même déposer des éléments chez un tiers.

Pour tout savoir sur la dématérialisation de vos factures, appelez nos experts au +33 (0) 3 20 39 33 47. Faites appel à Valoxy, qui vous accompagnera dans le processus de dématérialisation de vos factures.

Les différents formats de facture (email, papier, PDF, etc.) ne disparaîtront pas du jour au lendemain avec le nouveau modèle de facturation. Les entreprises devront continuer d’accepter tous les formats de factures qu’elles recevront au travers du nouveau système. En effet, certains formats, notamment internationaux, ne s’y intègreront pas tout de suite.

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