La dématérialisation des factures : ce qu’il faut savoir

L’économie est dorénavant tournée vers les nouveaux traitements des factures. Les enjeux sont importants : économique, écologique, gain de temps de traitement, gain en efficacité, meilleure anticipation, etc.

Ces nouvelles méthodes, plus rapides, n’enlèvent rien au caractère comptable et fiscal de la facture, qui reste un élément essentiel de l’activité d’une entreprise.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient sur les différents aspects de la facture dématérialisée.

I. Un nouveau traitement de la facture :

La dématérialisation des factures est une nouvelle façon de traiter les factures, qui est apparu avec l’avènement des nouvelles technologies.

Ce traitement rentre dans le cadre de la dématérialisation fiscale, qui a pour objectif de transmettre les factures aux clients autrement que par courrier postal, de façon à supprimer certaines opérations. Il existe donc la facture électronique et la facture dématérialisée.

La dématérialisation fiscale consiste à faire passer les factures du support physique (essentiellement papier) au support numérique/électronique. Et il y a derrière tout cela un gain de temps, et des économies de toutes sortes.

II. Ce que permet la loi

La dématérialisation fiscale des factures est la seule méthode reconnue par l’administration fiscale pour s’affranchir de l’original papier : l’administration fiscale impose toutefois certaines conditions pour reconnaître comme valable une facture électronique : ces conditions doivent permettre d’assurer l’authenticité de l’origine de la facture en identifiant l’émetteur. Ces conditions doivent également permettre de garantir l’intégrité du contenu de la facture.

Ces conditions aboutissent, au final, à ce que la facture prenne principalement la forme :

• Soit d’une facture électronique signée (PDF) selon l’article 289-V du CGI
• Soit d’une facture électronique au format EDI selon l’article 289 bis du CGI

III. Les enjeux de la dématérialisation des factures

Les enjeux de la dématérialisation des factures sont multiples :

• Il y a des enjeux économiques, tels que la réduction des charges de l’entreprise, des coûts de main d’œuvre, ou encore, l’économie de fournitures et de papier,
• Les enjeux liés au gain de temps, avec la suppression des opérations d’impression, de mise sous pli, de mise au courrier…
• La réduction des erreurs de saisie, tout en gagnant en rapidité,
• Des gains d’espace avec la diminution des espaces d’archivage,
• Des enjeux environnementaux comme la réduction de l’impact environnemental.
• Une limite à la manipulation papier, et donc un archivage facilité,
• La sécurisation du processus, obligeant l’identification des parties.

 IV. La dématérialisation est-elle obligatoire ?

À ce jour (Août 2016) il n’y a pas d’obligation à devoir adopter la facture électronique. Néanmoins, la mise en place d’une obligation interviendra progressivement.

Cette dématérialisation sera obligatoire :

• Dès le 1^er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5000 salariés,
• Le 1^er janvier 2018 pour les entreprises de 250 à 500 salariés,
• Au 1^er janvier 2019 pour les entreprises de 10 à 250 salariés,
• Le 1^er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

V. Les mentions obligatoires devant apparaître sur une facture dématérialisée

En France, le Code de Commerce ainsi que le Code Général des Impôts prévoient que les factures comportent un certain nombre de mentions obligatoires. Des sanctions, notamment sous forme d’amendes, sont prévues pour qui ne respecterait pas ces obligations.

Les mentions suivantes doivent donc apparaître sur une facture dématérialisée, qui reste une facture même si elle est dématérialisée :

• Nom et adresse des parties,
• Numéro de TVA utilisé pour la livraison de biens ou la prestation de services,, ainsi que celui du vendeur et de l’acquéreur pour les livraisons intracommunautaires exonérées,
• Numéro de TVA du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe,
• Le numéro individuel d’identification attribué à ce représentant fiscal, ainsi que son nom complet et son adresse, lorsque le redevable de la taxe est le représentant fiscal d’une personne qui ne vit pas dans l’UE,

• La date d’émission

• Informations sur les biens et services. Si le bien a été livré, ou s’il s’agit de services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA applicable ou alors l’exonération due,
• un numéro de facture, unique, qui doit être basé sur une séquence chronologique et continue,
• toutes promotions ou escomptes sur l’opération,
• la date de la livraison de biens ou la prestation de services,
• le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement,
• en cas d’exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 ou à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération,
• lorsqu’une des deux parties est redevable de la taxe, la mention : « Autoliquidation »,
• lorsque l’acquéreur ou le preneur émet une facture, la mention : « Autofacturation »,
• Dans le cas d’agences de voyage, la mention « Régime particulier – Agences de voyages »,
• S’il s’agit de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité, la mention « Régime particulier – Biens d’occasion », « Régime particulier – Objets d’art » ou « Régime particulier – Objets de collection et d’antiquité », selon le cas
• Pour l’application de l’exonération de TVA qui concerne les livraisons intracommunautaires d’un moyen de transport neuf, préciser les caractéristiques de ce moyen de transport,
• Pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire, le prix d’adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires demandés à l’acheteur du bien. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.

En conclusion :

La dématérialisation des factures est une avancée importante en de nombreux domaines mais ne doit pas faire oublier aux opérateurs économiques leurs obligations légales en la matière, à peine de sanctions.

Pour plus d’informations sur les nouvelles technologies appliquées à la gestion de l’entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Refondre la fonction DAF grâce aux nouvelles technologies
• Factur-X
• Nouvelles technologies au cœur des stratégies
• La dématérialisation des tickets restaurant : ce qui va changer au 2 avril 2014
• Conserver et stocker ses documents numériques !
• La facture électronique