Free-lance, vous êtes sur le point de créer votre activité en solo ? Soyez pragmatiques : voici les 3 questions que se posent généralement les free-lances avant de démarrer leur entreprise :
- Est-il nécessaire d’avoir un expert-comptable ?
- Doit-on s’inscrire sur une plateforme de mise en relation ? (la grande tendance parmi les free-lances !)
- Que faire (et comment) pour la facturation ?
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond aux questions que se posent les free-lances en passe de signer leur première mission.
Faut-il un expert-comptable pour m’accompagner ?
La question de l’expert-comptable taraude les nombreux free-lances qui souhaitent réduire au maximum leurs dépenses à la création de leur entreprise. Alors, l’intervention d’un expert-comptable est-elle obligatoire ? Nécessaire ? Faut-il un expert-comptable quand on est free-lance ? La réponse est : tout dépend des obligations liées à votre régime fiscal, mais aussi de vos capacités à suivre votre trésorerie et vos finances !
L’expert-comptable pour l’auto-entrepreneur
Si vous créez une auto-entreprise, par exemple, vos obligations comptables sont fortement allégées. Il « suffit » d’établir un suivi de vos entrées et/ou de vos sorties de liquidités selon la nature de votre activité. Vous n’avez ni déclaration de TVA, ni comptes annuels, ni même l’obligation de tenir un “grand livre” (le suivi de vos flux financiers selon le Plan Comptable Général). L’expert-comptable n’est ici pas obligatoire, si tant est que vous maîtrisiez le suivi et l’analyse des chiffres.
L’expert-comptable pour un entrepreneur au régime du réel
À l’inverse, si vous optez pour un régime réel d’imposition, via la création d’une société unipersonnelle, par exemple, la présence d’un expert-comptable semble indispensable (mais non obligatoire), car la comptabilité est effectivement plus lourde au régime du réel. Votre expert-comptable est alors chargé de suivre votre comptabilité, remplir les diverses formalités fiscales et sociales, réaliser et certifier vos comptes annuels. Il pourra également vous conseiller dans votre stratégie financière, ce qui s’avère important pour la pérennité de votre activité.
En bref, retenez que l’intervention d’un expert-comptable n’est jamais obligatoire, mais qu’elle est bien souvent nécessaire au vu des obligations qui pèsent sur les entreprises en matières comptable, fiscale et sociale… Et des pénalités en cas d’erreurs ou d’oubli dans ces domaines ! L’expert-comptable permet également d’obtenir des conseils avisés et transverses sur les sujets relatifs à l’entreprise.
Comment trouver mes premiers clients ?
Tous les free-lances vous le diront, la prospection commerciale est essentielle pour renouveler sa clientèle et vivre de son activité, même si la démarche représente du temps qui ne sera pas utilisé dans son cœur de métier. Il s’agit de s’organiser entre production et prospection. Dans ce contexte, d’après les témoignages, les free-lances doivent dédier au minimum une demi-journée par semaine au réseau et à la prospection.
Faut-il passer par une plateforme de free-lance ?
C’est généralement dans l’optique d’économiser du temps de prospection que les free-lances utilisent les plateformes de mise en relation. Le concept permet aux professionnels de mettre en avant leurs compétences auprès d’une base de données de prospects ciblés, en recherche active de prestataires.
Ces plateformes permettent ainsi de trouver facilement et rapidement des contrats, mais certains métiers fortement concurrentiels voient leurs tarifs tirés vers le bas. Dans ce contexte, si vous utilisez uniquement des plateformes pour free-lances, il sera compliqué de rentabiliser votre activité autrement qu’en réalisant énormément de petites missions… Pari difficile sur la durée.
Quelques plateformes réputées selon le métier exercé
Sur de nombreuses plateformes, les clients postent leurs besoins et annoncent leur budget. Ce sont les free-lances qui offrent leurs compétences. Mais certaines plateformes fonctionnent « à sens inversé ». Sur Malt (anciennement Hopwork), par exemple, ce sont les free-lances qui fixent leurs tarifs et exposent leurs compétences. Et les clients potentiels prennent contact avec eux, selon leurs besoins.
Voici les plateformes pour free-lances les plus connues :
- les plateformes généralistes : Malt (ancien Hopwork), Upwork, Freelancer
- pour les développeurs Web : Codeur.com, 404Works…
- Pour les graphistes : Twago, Creads
- Twago, Proz (pour les traducteurs)
- TextMaster, Redacteur.com (pour les rédacteurs)
- Pour les métiers du digital et des technologies de l’information : Bubbleting
Conclusion : plateforme ou non ?
En conclusion, n’hésitez pas à utiliser quelques plateformes de mise en relation pour trouver de nouveaux clients, vous tester à votre métier ou encore dans les moments de creux. Toutefois, si vous évoluez sur un secteur très concurrentiel, sachez que vous ne pourrez pas pérenniser votre entreprise par ce seul canal. Dans tous les cas, la prospection, la sécurisation de vos missions et des rapports avec vos prospects et vos clients sont les incontournables pour le développement serein de votre entreprise.
Comment facturer ?
Pour encaisser légalement votre chiffre d’affaires, vous devez disposer d’un statut juridique et émettre une facture.
Quel statut juridique choisir ?
En tant que professionnel solo, vous choisissez :
- l’entreprise individuelle au régime auto-entrepreneur ou au régime du réel à l’impôt sur le revenu
- la société unipersonnelle (EURL/SASU) au régime du réel à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés selon le statut et l’option formulée
Chaque statut juridique a ses propres conséquences fiscales, sociales et comptables que vous devez envisager dans leur ensemble avant de faire votre choix. Nous vous recommandons les lectures suivantes sur notre blog :
- Les critères pour choisir son statut juridique
- la forme juridique : auto-entrepreneur ou entreprise individuelle ?
Le statut du portage salarial quand on est free-lance
Une autre possibilité de statut juridique est le portage salarial. Il s’agit d’une alternative entre le statut de salarié et celui d’indépendant. Ici, vous n’avez pas votre propre statut juridique, car vous signez un contrat de travail avec la société de portage. Vous utilisez ses libellés de facturation (SIREN, adresse…) et ses services de gestion administrative et comptable. Pourtant, vous restez indépendant dans le sens où vous travaillez avec les clients de votre choix. Vous communiquez via votre nom et votre image, avec vos méthodes, en toute liberté. Chaque mois, la société de portage vous verse une somme correspondant au chiffre d’affaires que vous avez encaissé, diminué des cotisations sociales et de ses frais de gestion. D’un point de vue fiscal, cette somme est traitée comme un salaire.
Grâce à sa simplicité administrative et sa mise en réseau, le portage salarial est une solution plutôt courante parmi les free-lances, notamment dans les métiers du conseil et de la formation. Pensez-y !
Comment faire une facture
Vous pouvez créer votre propre modèle de facture sur un tableur Excel (puis le convertir en PDF) ou utiliser un logiciel de facturation. Cette deuxième option est recommandée, car une facture exige un certain nombre de mentions obligatoires :
- le numéro de la facture
- la date de la facture
- votre nom, votre SIREN et vos coordonnées
- le nom, le SIREN et les coordonnées du client (en B to B)
- le prix unitaire hors taxes, le volume de la commande et le montant total facturé Hors Taxes (HT)
- le montant de la TVA si vous êtes assujetti
- le montant facturé Toutes Taxes Comprises (TTC) si vous êtes assujetti
- la mention « TVA non applicable selon les dispositions de l’article 293 du CGI » si vous n’êtes pas assujetti
- les pénalités en cas de retard de paiement
Le détail de la facture
Les modalités de réalisation de la prestation seront ajoutées sur la facture ou, idéalement, dans un contrat séparé. Le détail de votre intervention auprès d’un client doit être expressément rédigé pour vous protéger de toute contestation. Pensez à préciser :
- les délais de réalisation de votre mission
- le niveau de qualité à atteindre, si cela est mesurable
- le nombre d’heures travaillées
- les modalités et conditions de facturation supplémentaire
- les délais de paiement
- toute mention utile dans la réalisation du contrat
Vous démarrez votre activité en free-lance ? Ces 3 questions doivent être résolues avant de créer juridiquement votre entreprise. N’hésitez pas à vous faire accompagner par nos experts-comptables, que ce soit pour choisir le statut juridique optimal ou pour réaliser vos modèles de facture et de contrat.
Valoxy vous souhaite une belle aventure entrepreneuriale !
Pour plus d’informations sur les free-lance, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
