Factur-X est un nouveau standard européen de la facture électronique. Celle-ci a pour but de faciliter et rendre fluide l’exploitation des données. Elle fait aussi gagner du temps aux acteurs économiques, et surtout, elle sécurise l’ensemble des documents administratifs et fiscaux.
Toutes les entreprises sont déjà tenues d’accepter la réception de factures de manière dématérialisée. Et elles auront aussi l’obligation de les émettre à partir du 1er Juillet 2024. D’abord les grandes entreprises, puis les ETI en 2025, et les PME et TPE en 2026. Alors s’achèvera le cycle de la dématérialisation des factures.
Le standard Factur-X sera-t-il accessible à toutes les entreprises ? Est-ce la solution pour généraliser la dématérialisation ? Comment fonctionne-t-il ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France explique ce nouveau standard, et ce qu’il implique pour l’entreprise.
Les raisons d’une évolution
La dématérialisation des factures simplifie et homogénéise les activités administratives et financières. Les volumes croissants de données à traiter entraînent invariablement des erreurs, et des litiges. La dématérialisation et les gains de temps induits de cette automatisation se traduisent donc par des gains financiers importants :
- moins de papier,
- coûts de traitement diminués (élaboration de la facture, saisie, validation, envoi, etc.)
- archivage des factures automatisé,
- meilleure maîtrise des délais de paiement,
- frais de relance simplifiés,
- traçabilité comptable améliorée,
- recherche d’informations facilitée,
- mais aussi optimisation de la gestion de trésorerie,
Et pour l’État, qui a initié cette évolution, les avantages sont également très grands :
- connaître l’activité des entreprises “en temps réel”,
- lutter contre la fraude à la TVA grâce à un contrôle continu des transactions (CTC),
- et mettre en place des “pré-déclarations de TVA”.
Une facture est dite électronique quand l’intégralité du processus de facturation est électronique. Ainsi, la création, la transmission, la réception et l’archivage de la facture sont électroniques. (Article 289 du CGI). Cela oblige les systèmes de l’émetteur (le fournisseur) et du récepteur (le client) à être compatibles. Ils doivent garantir l’authenticité de l’origine de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. (Voir notre article la facture électronique)
Quel protocole choisir ?
Jusqu’à présent, les grandes entreprises “donneurs d’ordre” imposent souvent le passage à la facture électronique à leurs sous-traitants, notamment dans la grande distribution, l’automobile et le BTP.
Mais aussi l’État, bien sûr, avec l’obligation, depuis le 1er Janvier 2020, de la facture électronique à toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public. (BtoG ou Business to Government).
L’entreprise peut alors se retrouver avec plusieurs protocoles et canaux d’émission, sans compter les différences entre les pays, pour les entreprises qui vendent à l’export. Et des investissements, parfois conséquents, pour chacune des solutions.
L’adoption d’un standard de dématérialisation comme Factur-X, compatible avec toutes les solutions existantes sur le marché, permet un passage à la facture électronique simplifié, accessible financièrement et techniquement à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. L’EDI fiscal reste néanmoins le standard des grandes entreprises et de leurs échanges avec leurs sous-traitants.
Qu’est-ce que Factur-X ?
Factur-X est un projet européen issu d’une collaboration franco-allemande, adopté en 2017. C’est un standard de facture électronique.
Il s’agit d’une solution mixte (ou “hybride”), qui autorise à la fois l’utilisation des formats “PDF” et “EDI” pour générer une facture électronique.
La facture est lisible aussi bien :
- sous format PDF, et facilite ainsi un traitement “traditionnel”, notamment la visualisation par tous les utilisateurs de l’entreprise (validation, litige, audit, etc.)
- sous forme de fichier structuré XML, ce qui permet l’intégration des données, le rapprochement automatisé, certains traitements comptables, etc. par les systèmes d’information internes.
Le développement de ce standard prévoit différents types de données, en fonction des niveaux d’utilisation par les entreprises.
De même, Factur-X pourra dialoguer avec des développements futurs, comme “Order-X”, un format mixte de commande électronique.
Factur-X a été choisi par l’AIFE (Agence pour l’Informatisation Financière de l’Etat) comme format de facture disponible sur le portail Chorus Pro, et y a été installé en 2018. (Pour rappel, la plateforme Chorus Pro fait transiter toutes les factures électroniques des entreprises qui travaillent avec les administrations et le service public.)
Quels sont les avantages de Factur-X ?
Factur-X permet à la fois :
- aux utilisateurs de “garder leurs habitudes” grâce à la lisibilité du format PDF,
- et aux systèmes de traitements d’intégrer automatiquement toutes les données dont ils ont besoin grâce au format XML,
La Factur-X est lisible directement par les systèmes d’information sans avoir besoin de passer par les opérations de Lecture ou de Reconnaissance Automatisée de Documents (LAD/RAD).
Factur-X permet de gagner du temps, automatise l’obligation de passer par une plateforme (comme Chorus Pro), permet de réduire les délais de paiement, et simplifie la “piste d’audit fiable” (PAF), le contrôle interne exigé par les nouvelles normes des factures électroniques.
Le standard Factur-X prévoit plusieurs profils de données structurées en fonction des exigences réglementaires, des métiers, et de l’avancement technique de leurs partenaires :
- le profil “minimum”, correspondant au minimum des données exigées par le portail Chorus Pro,
- les profils “Basic” et “Basic WL”,
- les profils “EN 16931” et “Extended”, conformes aux nouvelles normes européennes de facturation.
Cela permet à toutes les entreprises qui le souhaitent de pouvoir l’intégrer dans leur système d’information.
La mise en oeuvre de Factur-X est simple. L’entreprise n’a besoin d’aucun changement de logiciel de facturation, ni d’aucun investissement important.
Enfin, Factur-X donne également la possibilité d’intégrer des documents justificatifs complémentaires à une transaction commerciale.
La mise en oeuvre
Le cahier des charges d’un projet de dématérialisation de factures doit tenir compte de nombreux critères quantitatifs et organisationnels :
- le nombre de factures reçues,
- le nombre de fournisseurs,
- le circuit de validation des factures et leur processus interne de traitement,
- le classement et l’archivage des factures papier,
- l’application comptable de l’entreprise,
- l’organisation entre les différents services utilisateurs (comptabilité, présence de plusieurs sites, relance clients, litiges, etc.),
- et la gestion des notes de frais,
Et il faudra prévoir un plan d’adaptation, d’accompagnement et de formation aux nouveaux outils.
Pour tout savoir sur la mise en place de Factur-X dans votre entreprise et son utilisation, appelez nos experts au +33 (0) 3 20 39 33 47. Faites appel à Valoxy, qui vous accompagnera dans le processus de dématérialisation de vos factures !
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