Depuis la loi pour la confiance dans l’économie numérique » de Juin 2004, des ordonnances, des décrets d’application et d’autres lois ont progressivement défini l’utilisation de la lettre recommandée électronique (LRE). La loi sur la République numérique du 7 Octobre 2016 a repris l’ensemble de ces textes. Elle lui reconnaît la même valeur juridique qu’un recommandé papier, avec les mêmes garanties.
Comment fonctionne la lettre recommandée en version électronique ? Quelles sont les conditions de validité d’un tel document, et quelles sont les évolutions de la loi en la matière ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous explique la lettre recommandée électronique (LRE).
Le principe de la lettre recommandée électronique :
La lettre recommandée électronique (LRE) fonctionne sur le même principe que la lettre recommandée postale. Elle oblige le tiers chargé de l’acheminer à certifier son arrivée à destination. Pour la recevoir, le destinataire signifie son acceptation. Il lui sera impossible ensuite de nier le courrier et son contenu.
(Voir notre article sur La lettre recommandée en entreprise sur le blog de Valoxy)
La lettre recommandée électronique dans la loi
D’abord limitée à certains usages du recommandé, au travers de différentes lois :
- La loi « pour la confiance dans l’économie numérique » de 2004, au travers d’un nouvel article du Code Civil, pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat, dont le décret d’application n’a été signé qu’en 2011,
- Loi « de modernisation » en 2011, pour les administrateurs judiciaires et les mandataires judiciaires
- La loi « ALUR » (aussi appelée loi Duflot) en 2014, pour les recommandés de co-propriété,
- et même une ordonnance de 2014, pour les relations avec l’administration,
La loi « pour une République numérique » (aussi appelée loi Lemaire) du 7 Octobre 2016 consacre définitivement l’équivalent électronique de la lettre recommandée dans le droit. La lettre recommandée en ligne (LRE) possède désormais la même valeur juridique qu’une lettre recommandée « classique ».
La lettre recommandée électronique : comment ça marche ?
La Poste, et d’autres sites concurrents (comme LegalBox, Edilink, Letreco, AR24, Receivix, ClearBUS, Neopost, Paragon, etc.) proposent les formalités afférentes au recommandé en quelques clics seulement.
En résumé, il suffit de créer son compte personnel. Puis de télécharger les documents à envoyer par courrier avec accusé de réception Ensuite de cocher la case « avec ou sans accusé de réception ». Et enfin d’entrer ses coordonnées et de payer le coût de la prestation en ligne.
Il est également nécessaire de choisir entre le recommandé imprimé pour un envoi en version papier, ou la version électronique pour un envoi par courriel. L’avis de réception est alors informatisé.
Les conditions de validité d’une lettre recommandée électronique :
Le recommandé étant un document légal, sa version électronique (la LRE) doit toutefois respecter plusieurs conditions pour être validée :
- Le tiers chargé de l’acheminement doit garantir l’identité des parties (destinataire et expéditeur), mais aussi les dates d’expédition et de réception. Cette mention est essentielle, car de nombreux délais légaux courent à compter de la date de réception des courriers recommandés, notamment dans le cadre d’une procédure de licenciement. Ainsi, la LRE n’est pas directement envoyée au destinataire, mais d’abord certifiée par le prestataire d’acheminement, qui transmet une notification par courriel au destinataire. Un destinataire professionnel ne peut pas refuser un courrier électronique. En revanche, un destinataire non-professionnel (un particulier) a le choix d’accepter ou de refuser une LRE. Il ne pourra accéder à son contenu que s’il accepte la LRE. Dans ce cas, l’expéditeur reçoit un accusé de réception (AR). Si le destinataire refuse la lettre, l’expéditeur reçoit une « preuve de refus ». Si le destinataire ne fait rien pendant 15 jours, l’expéditeur reçoit une « preuve de négligence ». La LRE est alors considérée comme négligée.
- Le tiers chargé de l’acheminement doit conserver toutes les informations relatives au courrier pendant au moins une année (la plupart des prestataires les gardent entre 3 et 10 ans), notamment le document original en format électronique et l’empreinte informatique. L’expéditeur doit pouvoir y accéder durant ce délai.
- Lorsque le destinataire est un particulier, celui-ci doit donner son accord pour recevoir du courrier sous un format électronique. En cas de refus, l’expéditeur aura obligation d’utiliser le recommandé papier « classique ». Plus exactement, le tiers chargé de l’acheminement informe le destinataire qu’une LRE va lui être envoyée. Mais il ne donne pas l’identité de l’expéditeur. Le destinataire dispose de 15 jours pour accepter le courrier électronique ou non.
Le coût d’une lettre recommandée électronique (LRE)
Un recommandé papier coûte 4,05 euros jusque 20g à La Poste, en tarif de base. Il faut y ajouter 1,15 euros d’avis de réception, le cas échéant. Les tarifs grimpent ensuite en fonction du poids, et du type de recommandé. (13,00 euros pour 3kg en R3)
La lettre recommandée électronique (LRE) permet l’économie de papier, de temps pour se rendre à la Poste et pour préparer la mise sous pli. Elle est aussi acheminée instantanément. (voir ici les tarifs de La Poste). Les prix varient selon les prestataires, qui offrent chacun des particularités, de services et de prix.
En version 100% électronique, le prix est de 4,06 euros à La Poste, quel que soit le volume.
Pour plus d’informations sur la lettre recommandée, retrouvez notre article sur le blog de Valoxy : La lettre recommandée électronique eIDAS entre en application au 1er Janvier 2019
