La loi du 3 Mars 2014 portant sur la Formation Professionnelle est venue renforcer les obligations de l’employeur dans l’accompagnement et la formation de ses salariés avec un bilan des actions menées à 6 ans. L’entretien professionnel en est la clé.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, en rappelle ici les principes.
La loi impose à l’employeur de :
- rencontrer les salariés pour faire le point sur leurs évolutions professionnelles au moins une fois tous les 2 ans via la mise en place des entretiens professionnels ;
- former les salariés afin d’assurer leur adaptation au poste de travail et de veiller à leur employabilité (Art. L.6321-1 code du travail).
En quoi consiste l’Entretien Professionnel ?
Rencontrer chaque salarié pour évoquer, lors d’un tête-à-tête, la façon dont il a vécu l’année écoulée, comment il ressent l’ambiance de travail, la relation avec sa hiérarchie et les clients, ce qu’il a pensé de ses formations suivies, et son avenir dans l’entreprise. C’est le propos des entretiens professionnels, qui doivent obligatoirement avoir lieu tous les deux ans.
L’entretien professionnel n’a pas pour vocation d’évaluer le salarié mais de discuter avec lui de sa carrière, d’envisager ses perspectives d’évolution professionnelle et d’identifier ses besoins de formation.
A qui s’adresse l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté dans une même entreprise, quelle que soit la taille de l’entreprise.
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans ;
Toutefois, l’entretien professionnel devra être proposé systématiquement dès lors que le salarié revient de congés :
- maternité ;
- parental ;
- d’adoption ;
- de soutien de famille ;
- sabbatique ;
- d’un mandat syndical ;
- d’un rrêt maladie d’une durée supérieure à 6 mois.
De plus, tous les 6 ans, sur la base des entretiens professionnels successifs menés avec le salarié, l’employeur devra dresser un état des lieux du parcours professionnel du salarié en termes de formation professionnelle (formation, certification, VAE…) et de progression salariale ou professionnelle.
Comment mettre en pratique l’entretien professionnel ?
Comment préparer ces entretiens professionnels ?
Certaines informations doivent être récupérées avant la tenue de l’entretien, comme par exemple, le passif du salarié (bilan des heures de formations réalisées, etc…) ;
Préparer ses questions et prévoir une trame générale à suivre, via un support d’entretien. Les questions doivent être ciblées, pour permettre de comprendre les motivations du salarié.
Qui doit faire passer les entretiens professionnels de vos salariés ?
L’employeur ou le manager peuvent les faire passer :
- Il est nécessaire de sensibiliser les managers qui vont être amenés à faire passer ces entretiens afin qu’ils puissent saisir les enjeux de l’entretien. Ils doivent se montrer à l’écoute, faire parler le salarié. Un entretien efficace est un entretien où le salarié aura pu s’exprimer. Ils doivent être encourageants ainsi que constructifs. De plus, ils doivent pouvoir gérer une situation où le salarié est difficile, refuse de répondre, etc…
- Ils doivent avoir à leur disposition des outils pour pouvoir mener à bien l’entretien : grille de métiers, tableaux de projection, grille de compétence, etc…
- Ils doivent connaitre les dispositifs de formation à la disposition des salariés : Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), Compte Personnel de Formation (CPF), etc.
- Il est opportun d’élaborer un plan d’action prévisionnel à la fin de l’entretien. Cela permettra de baliser actions et évolutions, et d’avoir un point de comparaison pour l’entretien suivant : voir ce qui a été fait ou pas, et pourquoi…
Comment formaliser ces entretiens professionnels ?
La loi précise que l’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document écrit dont une copie est remise au salarié contre signature.
Rappelons qu’il s’agit d’une obligation pour l’employeur. Il est donc important pour lui de pouvoir démontrer qu’il a bien respecté son obligation en demandant au salarié de contresigner le document qui lui est remis à l’issue de cette rencontre.
Comment doit réagir l’employeur si le salarié refuse de se présenter à son entretien professionnel ou refuse de signer le compte rendu ? Il lui appartiendra de se constituer la preuve du refus, par exemple, en lui demandant par écrit de justifier de son refus.
Quelles sanctions ?
Les entreprises de plus de 50 salariés seront sanctionnées si leurs salariés n’ont pas bénéficié des entretiens dans les 6 dernières années. De même s’ils n’ont pas bénéficié d’au moins 2 actions parmi les 3 citées ci-après :
- avoir suivi une formation,
- avoir acquis des éléments de certification par la formation ou par la VAE,
- et/ou avoir bénéficié d’une progression professionnelle ou salariale.
Pour chaque salarié ainsi concerné, l’employeur devra créditer son CPA à hauteur
- de 100 heures s’il travaille à temps plein,
- ou de 130 heures s’il travaille à temps partiel,
et devra verser à l’OPCA la somme de 3000€ pour un temps complet et 3900€ pour un temps partiel.
Les conseils de Valoxy :
Valoxy peut vous proposer un support d’entretien professionnel, ainsi qu’un accompagnement sur les sujets liés à la formation professionnelle.
Cet accompagnement se déroulera en 3 temps pour vous permettre de mettre en pratique ces obligations :
- Un point sur votre situation actuelle. Audit de vos pratiques avec remise d’une synthèse reprenant les risques, les préconisations et un plan d’actions,
- Un appui dans la mise en place des actions définies ensemble et en fonction de vos besoins. Création d’un support, formation des équipes, réalisation des entretiens avec remise d’une synthèse et d’un plan de formation, etc.
- Une optimisation de votre budget de formation, avec la recherche de financements complémentaires.
Pour plus de renseignements, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire de paie. Nous vous rappelons également nos articles, sur le blog de Valoxy :
peut on divulguer les échanges lors d entretien professionnel annuel a d autres salariés?