La nouvelle est tombée : contrôle URSSAF ! Comment va-t-on préparer le contrôle URSSAF dans l’entreprise ? Comment cela va-t-il se passer ? Le contrôleur a-t-il tous les droits ? Qui peut m’aider ?… Recevoir un avis de contrôle URSSAF par recommandé constitue pour la majeure partie des dirigeants une bien mauvaise nouvelle et une montée en flèche du stress !
Pour atténuer les désagréments et faire en sorte que « ce mauvais moment » se passe au mieux, il est préférable de préparer le contrôle à venir.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, détaille dans cet article comment préparer la venue d’un contrôleur de l’URSSAF.
Quelques généralités bonnes à savoir sur le contrôle URSSAF
Les sociétés qui emploient des salariés sont généralement contrôlées tous les 2 à 5 ans. La fréquence dépend du secteur d’activité, si celui-ci est plus ou moins propice aux fraudes, aux caractéristiques de l’entreprise (taille, fréquence des embauches, nature des contrats, …), de la localisation de l’entreprise et du fonctionnement de l’URSSAF régional.
Lorsqu’un contrôle URSSAF est signifié à l’employeur, l’entreprise dispose généralement d’un délai de 15 jours pour se préparer. S’il est indisponible, pour raison professionnelle, le dirigeant d’entreprise peut demander à décaler le contrôle URSSAF. L’acceptation et la durée du report dépendent du contrôleur. Depuis le 14 Avril 2023, l’agent de contrôle de l’Urssaf doit adresser un avis de contrôle au moins 30 jours (au lieu de 15 jours auparavant) avant la date de sa première visite.
Pour une nette majorité des entreprises (environ 60%), le contrôle URSSAF donne lieu à un redressement dont le montant moyen est de 9 000€.
Habituellement, un contrôleur opère depuis les bureaux de l’URSSAF à partir de documents que l’entreprise lui aura fait parvenir, et un inspecteur se déplace dans les locaux de l’entreprise.
Comment préparer son contrôle URSSAF
La préparation d’un contrôle URSSAF commence par le rassemblement de l’ensemble des documents que le contrôleur pourra demander :
- DADS,
- Bordereaux de cotisations sociales,
- Fiches de paie,
- Documents comptables et fiscaux
- Eléments juridiques relatifs aux contrats de travail (contrat, document de rupture, …)
- Accords d’entreprise,
- Tout justificatif qui pourrait être nécessaire au contrôle.
Il est aussi possible de demander à votre expert-comptable (ou à un cabinet spécialisé) de réaliser un audit social afin de mieux définir les risques et les enjeux, d’anticiper les éventuelles remarques du contrôleur et de vous aider à préparer votre défense sur les points critiques.
Enfin, soyez conscient qu’un contrôle URSSAF génère un surcroît de travail, si les équipes administratives sont débordées, un cabinet extérieur sera sans doute plus à même de vous aider à le préparer et vous permettra de vous concentrer sur votre métier de base.
Remarque : certains cabinets proposent une assurance de quelques dizaines d’euros par an qui permet de profiter d’un accompagnement gratuit en cas de contrôle.
Les points de contrôle essentiels
Bien souvent les contrôleurs URSSAF vont à l’essentiel en vérifiant prioritairement les éléments « à risque » :
- Les dispositifs d’exonération ou d’abattement de charges sociales (dispositif Fillon, CICE, contrat de génération, ZRR, …)
- Les avantages en nature (véhicule de société, chèques déjeuner, chèques vacances, …),
- Les frais de déplacements (indemnités kilométriques, remboursements de frais, …),
- Les contrats collectifs (prévoyance, complémentaire santé, et retraite).
Il est conseillé de s’assurer à l’avance que les procédures légales ont bien été respectées. Il faut aussi être capable de présenter les pièces justificatives qui ne manqueront pas d’être demandées. Les pénalités se cachent souvent dans les détails…
Le déroulement du contrôle
Le dialogue constructif avec le contrôleur URSSAF est un élément capital si on veut que les choses se passent bien. Lorsqu’une erreur est repérée, inutile de la nier ou de la minimiser ! Il faut par contre être capable d’expliquer comment et pourquoi elle a été commise.
Si le contrôleur comprend les raisons de l’erreur et juge que l’entreprise est de bonne foi, il pourra éventuellement transformer les sanctions prévues en avertissements avec l’obligation de corriger les choses. L’accompagnement d’un expert, qui connait les arguments qui portent, permet parfois de défendre votre point de vue de manière plus efficace.
Pour les contrôles engagés à compter du 1er mai 2023, l’Urssaf, avant d’adresser sa lettre d’observations, devra proposer à l’entreprise un entretien pour lui présenter, le cas échéant, les constats pouvant faire l’objet d’une observation ou d’un redressement. (sauf en cas de contrôle pour travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle)
Comment prévenir un redressement ?
Pour prévenir les erreurs il est possible de demander à un professionnel, généralement un expert-comptable, de vérifier grâce à un audit social que les fiches de paie sont bien faites, que les déclarations sont correctes et enfin que la législation a bien été appliquée.
Si une réglementation n’est pas claire, l’entreprise a la possibilité de demander à l’administration de se prononcer en demandant un « rescrit » qui sera opposable au contrôleur. Attention, le rescrit n’est opposable que s’il est strictement appliqué par l’entreprise. Une demande de rescrit doit porter sur :
- L’exonération des cotisations de Sécurité Sociale,
- Les contributions patronales,
- Les avantages en nature et frais professionnels,
- L’exemption d’assiette.
Une fois le rescrit demandé, l’URSSAF dispose d’un délai de 4 mois pour fournir une réponse. Celle-ci restera valable tant que la situation n’a pas évolué. Sans réponse dans un délai de 4 mois, il ne pourra pas y avoir de redressement sur le motif du rescrit.
Pour plus d’informations concernant l’URSSAF, et les contrôles de l’URSSAF, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
