Simple, rapide et efficace, le courriel (pour courrier électronique, e-mail, mél) est le moyen de communication le plus utilisé dans les échanges professionnels. Même s’il est moins “formel” que la lettre, c’est aussi un document de travail, et sa rédaction doit respecter quelques règles de base. Son objet est clair, le texte est concis, le vocabulaire précis et l’orthographe doit être irréprochable.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, détaille dans cet article les principales exigences d’un courriel professionnel.
L’objet du courriel tient en 5 à 7 mots maximum
“L’objet” est le premier texte que lira le destinataire, puisque c’est la seule ligne visible dès l’ouverture de la messagerie. Il est donc impératif de le soigner.
En lien direct avec le but recherché du courriel, il doit être clair, explicite, et court, et le destinataire doit tout de suite comprendre de quoi il s’agit.
Un courriel n’a qu’un seul objet.
Ainsi, l’objet d’un courriel est idéalement :
- Un texte sans verbe conjugué,
- Une phrase sans article ni mot de liaison,
- Un texte court, de 5 à 7 mots maximum.
Quelques exemples : “candidature de stage”, “compte rendu de la réunion du 18/10/18”, “formation à la rédaction”, “modification de la procédure informatique”, etc.
Rappel :
Un courriel sans objet est considéré comme un message indésirable, ou “spam”.
Introduction du courriel
Les premiers mots du courriel (la formule d’appel) permettent la prise de contact avec le destinataire. Informels ou très formels, ils dépendent bien évidemment de la relation entretenue avec le destinataire (collègue, client, supérieur hiérarchique, etc.).
“André”, “Cher Paul”, “Bonjour Pauline”, “Bonjour Monsieur”, “Madame”, “Cher Monsieur Dupont”, “Madame la Directrice”, etc.
Même lorsqu’on connaît très bien son interlocuteur, on évitera les “Mon p’tit Jean chéri”, ou “Salut ma poule !”, qui peuvent se retrouver ensuite dans les renvois successifs (“Forward”) de votre courriel auprès d’autres destinataires…
Ces premiers mots sont immédiatement suivis par une phrase en lien avec l’objet :
- “Suite à notre entretien, je te/vous prie de …”
- “Comme convenu lors de notre réunion, je te/vous envoie les documents …”
- “Je vous prie de trouver ci joint le rapport de …”
- “Tu trouveras ci-joint ….”
Le texte central (le « corps » du courriel)
Même si le style de votre message est plus convivial que celui d’une lettre professionnelle, votre courriel n’en reste pas moins un écrit de travail. Il doit donc respecter certaines règles de rédaction, qui dépendront du “profil” de votre destinataire. L’orthographe et la syntaxe de votre courriel sont primordiaux.
Le texte commencera avec l’information principale. Les autres informations (secondaires) apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance, selon le principe de la pyramide inversée.
Un courriel est un texte court, qui obéit à quelques principes :
- une idée par paragraphe,
- des paragraphes séparés par des interlignes,
- des phrases courtes (maximum 20 mots), affirmatives, à la voix active, qui évitent les mots inutiles, et emploient des mots simples, en préférant les verbes aux noms,
- éviter la terminologie trop technique, sauf si votre interlocuteur est parfaitement au fait des termes employés,
- définir les acronymes, par exemple : IRPP (Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques)
- tout le texte doit être lié à l’objet du courriel.
D’ailleurs, dans la mesure où de plus en plus de courriels sont reçus sur des smartphones, un texte bref offrira plus de confort de lecture à votre destinataire.
Sa forme est également importante :
- utiliser une police de caractère facile à lire, comme Times, Trebuchet, Verdana, etc.
- proscrire les fonds d’écran, les couleurs, les changements de taille et de caractères,
- éviter le soulignement, réservé aux liens hypertextes
- limiter les mots en majuscule,
- n’utiliser les points d’exclamation, d’interrogation et de suspension que selon les règles traditionnelles de la ponctuation
- respecter des espacements entre les paragraphes.
La conclusion
Comme pour la lettre professionnelle, il est nécessaire d’inclure une brève formule de politesse à la fin d’un courriel. Elle sera adaptée à la qualité de votre destinataire et au contexte – formel ou non – de l’échange. Votre “phrase de fin” est le dernier mot que votre interlocuteur reçoit de vous, et qu’il mémorisera, et sera parfois susceptible de le faire – ou non – passer à l’action.
« Bonne fin de journée ! », “cordialement”, peuvent conclure le courriel à un collègue,
« Sincères salutations », « Au plaisir de vous revoir », “salutations respectueuses”, “respectueusement”, sont des formules plus appropriées pour un supérieur hiérarchique ou un client.
Les formules familières de type “salut”, “bises”, “amitiés”, “à +”, sont à réserver exclusivement aux personnes que l’on connaît très bien.
Les «CDLT» (pour cordialement) ou «SLT» (pour salutations) sont à exclure de tout courriel professionnel.
La signature
Votre logiciel de courrier électronique est en principe paramétré de façon à insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin de vos courriels.
Dans tous les cas, celle-ci doit comprendre vos nom et prénom, ainsi qu’un numéro de téléphone.
Relisez systématiquement votre message, et vérifiez le ou les destinataire(s) avant de l’envoyer.
Pour plus d’informations sur les courriels, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
