{"id":8060,"date":"2014-07-15T17:41:41","date_gmt":"2014-07-15T15:41:41","guid":{"rendered":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/?p=8060"},"modified":"2024-06-13T16:07:46","modified_gmt":"2024-06-13T14:07:46","slug":"organisation-administrative-et-comptable-a15072014vallau1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/organisation-administrative-et-comptable-a15072014vallau1\/","title":{"rendered":"Organisation administrative et comptable : le traitement du courrier"},"content":{"rendered":"<p>Le traitement et le classement du courrier sont des\u00a0 t\u00e2ches importantes souvent confi\u00e9es au service comptabilit\u00e9 de l\u2019entreprise, ou conserv\u00e9es par le dirigeant lorsque ce dernier en a le temps. <span class=\"exergue\">Source essentielle d\u2019information externe, ces t\u00e2ches n\u00e9cessitent confidentialit\u00e9 et comp\u00e9tence de la part de la personne qui en a la charge<\/span> afin d\u2019adapter les proc\u00e9dures en fonction du destinataire, de la nature et de l\u2019importance des courriers.<\/p>\n<p>Par ailleurs, <span class=\"exergue\">une bonne organisation et un bon <strong>classement administratif et comptable<\/strong> contribuent souvent \u00e0 la performance de l\u2019entreprise.<\/span> En effet, lorsque le dirigeant dispose facilement de l\u2019ensemble des \u00e9l\u00e9ments dont il a besoin, il lui est plus facile de suivre et de contr\u00f4ler les dossiers en cours. Valoxy, cabinet d&rsquo;expertise comptables dans les Hauts de France, \u00a0fait un point sur les r\u00e8gles de base les plus importantes.<\/p>\n<figure id=\"attachment_6504\" aria-describedby=\"caption-attachment-6504\" style=\"width: 223px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-6504\" title=\"Organisation administrative et comptable\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/10\/idees2-300x300.jpg\" alt=\"organisation comptable\" width=\"223\" height=\"223\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-6504\" class=\"wp-caption-text\">Organisation administrative et comptable : le traitement du courrier<\/figcaption><\/figure>\n<h2>L\u2019enjeu d\u2019un classement comptable et administratif de qualit\u00e9<\/h2>\n<p>Bien que l\u2019informatisation et la num\u00e9risation des documents se d\u00e9veloppent rapidement, les documents papier sont encore nombreux. <span class=\"exergue\">Un classement administratif et comptable efficace permet notamment<\/span>\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>de gagner du temps,<\/li>\n<li>de suivre les \u00e9ch\u00e9ances comptables et administratives,<\/li>\n<li>d\u2019anticiper les mouvements de tr\u00e9sorerie (paiement, \u00e9ch\u00e9ances fiscales, \u2026),<\/li>\n<li>d\u2019am\u00e9liorer les relations de l\u2019entreprise avec ses partenaires (clients, fournisseurs, banque, expert-comptable, \u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Comment r\u00e9aliser un classement administratif et comptable de qualit\u00e9\u00a0?<\/h2>\n<p>Le classement administratif et comptable doit \u00eatre \u00e0 la fois simple et clair afin d\u2019\u00eatre compr\u00e9hensible par l\u2019ensemble des personnes qui y auront acc\u00e8s. Il doit aussi \u00eatre identique pour l\u2019ensemble des services de l\u2019entreprise. De notre point de vue, il doit \u00eatre effectu\u00e9 en fonction\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><span class=\"exergue\">de la nature du document<\/span> (courrier, banque, vente, achat, juridique, social, fiscal),<\/li>\n<li><span class=\"exergue\">par ordre chronologique<\/span>.<\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-6470 \" title=\"Comment r\u00e9aliser un classement administratif et comptable de qualit\u00e9 ?\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/10\/man-direction-arrows-264x300.jpg\" alt=\"classement administratif et comptable\" width=\"158\" height=\"179\" \/><\/p>\n<p>Le support le plus adapt\u00e9 pour les entreprises qui ont un suivi administratif et comptable important est le classeur \u00ab\u00a0\u00e0 deux trous\u00a0\u00bb qui permet de classer suffisamment de documents en les s\u00e9parant \u00e0 l\u2019aide d\u2019intercalaires. Il est par ailleurs recommand\u00e9 d\u2019avoir un classement rigoureux et tenu \u00e0 jour afin de pouvoir retrouver l\u2019ensemble des documents et des \u00a0informations en cas de besoin.<\/p>\n<p>La tenue de documents informatiques de synth\u00e8se (suivi des r\u00e8glements, factures \u00e0 payer, d\u00e9claration fiscales, <a title=\"Le plan de tr\u00e9sorerie, a quoi sert-il ?\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/plan-tresorerie-sert-il\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>plan de tr\u00e9sorerie<\/strong><\/a>,\u2026) permettra de faire un suivi des t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser (paiement, <a title=\"Le recouvrement de cr\u00e9ances\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/recouvrement-creances\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>relance client<\/strong><\/a>, d\u00e9claration, RDV partenaires, \u2026).<\/p>\n<h2>Comment traiter le courrier de l\u2019entreprise\u00a0?<\/h2>\n<p>Le traitement du courrier n\u2019est pas une t\u00e2che anodine qui peut \u00eatre confi\u00e9e \u00e0 n\u2019importe quel salari\u00e9. La diversit\u00e9 des informations qui sont transmises par courrier, et l\u2019importance de certains plis (paiement, informations comptables, sociales, fiscales et juridiques) <span class=\"exergue\">en font un travail rigoureux qui doit \u00eatre suivi avec la plus grande attention de la part du dirigeant<\/span>.<\/p>\n<h2>Comment traiter la r\u00e9ception du courrier\u00a0?<\/h2>\n<p>Le traitement du courrier est assur\u00e9 par le dirigeant lui-m\u00eame, ou une personne qualifi\u00e9e de confiance.<\/p>\n<p>Lors de l\u2019ouverture du courrier, un tampon \u00ab\u00a0Original, re\u00e7u le JJ\/MM\/AAAA\u00a0\u00bb sera port\u00e9 sur l\u2019exemplaire original. Un double (et\/ou un scan) sera pr\u00e9vu (un tampon \u00ab\u00a0double\u00a0\u00bb pourra y \u00eatre appos\u00e9), <span class=\"exergue\">l\u2019original sera destin\u00e9 \u00e0 \u00eatre class\u00e9, ou \u00a0<a title=\"L\u2019organisation comptable\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/organisation-comptable-09072014avallau01\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>comptabilis\u00e9<\/strong> <\/a>et class\u00e9 pour archivage.<\/span> Les doubles seront regroup\u00e9s par nature et par destinataire\u00a0afin de leur \u00eatre transmis :<\/p>\n<ul>\n<li><img decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-6466 \" title=\"Le traitement du courrier\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/10\/businessman-game-300x198.jpg\" alt=\"organisation administrative et comptable\" width=\"252\" height=\"166\" \/>Les r\u00e8glements clients<\/li>\n<li>Les commandes<\/li>\n<li>Les demandes de prix ou de documentation<\/li>\n<li>Les factures et relev\u00e9s fournisseurs<\/li>\n<li>Les offres de services<\/li>\n<li>Les relev\u00e9s bancaires et les documentations,<\/li>\n<li>Les documents fiscaux<\/li>\n<li>La publicit\u00e9<\/li>\n<li>Les \u00ab\u00a0divers\u00a0\u00bb<\/li>\n<\/ul>\n<p>Plusieurs traitements peuvent \u00eatre effectu\u00e9s\u00a0ou demand\u00e9s d\u00e8s l\u2019ouverture du courrier :<\/p>\n<ul>\n<li>La saisie des paiements attendus et des dates d\u2019\u00e9ch\u00e9ances,<\/li>\n<li>Le regroupement des documents li\u00e9s aux achats (Bon de commande, Bon de livraison, Facture, Validation du responsable),<\/li>\n<li>\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Comment traiter le d\u00e9part du courrier\u00a0?<\/h2>\n<p>Un double de chaque courrier envoy\u00e9 doit \u00eatre conserv\u00e9 dans le dossier du tiers concern\u00e9 (photocopie de l\u2019original ou scan) et comptabilis\u00e9 si n\u00e9cessaire. L\u2019ensemble des documents informatiques seront conserv\u00e9s et sauvegard\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 faciliter les recherches (GED, R\u00e9seau, sauvegarde centralis\u00e9e, &#8230;).<\/p>\n<div class=\"encadre-style\">Lorsqu\u2019un courrier doit \u00eatre sign\u00e9 par le dirigeant, l\u2019original doit lui \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9 avec les pi\u00e8ces jointes et le dossier explicatif si n\u00e9cessaire.<\/div>\n<p>Enfin, lorsque le dirigeant est absent, le signataire laissera une photocopie du document sign\u00e9 afin que le dirigeant puisse en prendre connaissance \u00e0 son retour.<\/p>\n<p>Pour plus d\u2019informations sur la gestion administrative de votre entreprise, consultez nos articles sur le blog de Valoxy :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/refondre-fonction-daf\/\">Refondre la fonction DAF gr\u00e2ce aux nouvelles technologies<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/conservation-stockage-documents-numeriques\/\">Conserver et stocker ses documents num\u00e9riques !<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/la-dematerialisation-des-factures\/\">La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/la-facturation\/\">La facturation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/conservation-documentation-sociale-entreprise\/\">Administration du personnel : quels documents conserver ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/conservation-documentation-sociale-entreprise\/\">Comment bien organiser son administratif<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le traitement et le classement du courrier sont des\u00a0 t\u00e2ches importantes souvent confi\u00e9es au service comptabilit\u00e9 de l\u2019entreprise, ou conserv\u00e9es par le dirigeant lorsque ce dernier en a le temps. 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