{"id":7229,"date":"2014-02-11T17:02:49","date_gmt":"2014-02-11T16:02:49","guid":{"rendered":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/?p=7229"},"modified":"2024-07-13T17:15:53","modified_gmt":"2024-07-13T15:15:53","slug":"suivi-de-facturation-02112014av1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/suivi-de-facturation-02112014av1\/","title":{"rendered":"Comment organiser son suivi de facturation ?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"line-height: 1.5em;\">Le suivi de la tr\u00e9sorerie est un \u00e9l\u00e9ment majeur dans le fonctionnement des entreprises. I<span class=\"exergue\">l permet notamment au dirigeant de g\u00e9rer le financement de l\u2019activit\u00e9 par anticipation et de disposer des liquidit\u00e9s n\u00e9cessaires \u00e0 son activit\u00e9 (<a title=\"Qu\u2019est ce que le BFR ? Quels sont ses enjeux ?\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/le-bfr-quels-sont-ses-enjeux\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">BFR<\/a>, investissement, \u2026).<\/span> En permettant de disposer des informations n\u00e9cessaires pour la gestion des d\u00e9lais de paiement, le <strong>suivi de facturation<\/strong> joue un r\u00f4le strat\u00e9gique dans le bon fonctionnement d\u2019une entreprise. Pourtant, les dirigeants se trouvent parfois d\u00e9sarm\u00e9s lorsqu\u2019il faut organiser le processus de facturation, venant parfois \u00e0 s\u2019interroger sur les avantages que peuvent apporter un suivi de facturation efficace. Valoxy, cabinet d&rsquo;expertise comptable dans les Hauts de France, r\u00e9pond \u00e0 ces questions.<\/span><\/p>\n<figure id=\"attachment_6247\" aria-describedby=\"caption-attachment-6247\" style=\"width: 200px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-6247 \" title=\"suivi de facturation\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/09\/businessman-scribbles-back-view-success-200x200.jpg\" alt=\"le suivi de facturation\" width=\"200\" height=\"200\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-6247\" class=\"wp-caption-text\">Pourquoi mettre en place un suivi de facturation ?<\/figcaption><\/figure>\n<h2><b>Commencer par mettre en place une organisation efficace.<\/b><\/h2>\n<p>Le secret d\u2019une bonne organisation se trouve dans\u00a0:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify; padding: 30px;\">\n<li>la mise en place d\u2019<span class=\"exergue\">une m\u00e9thodologie pr\u00e9cise<\/span>,<\/li>\n<li>la <span class=\"exergue\">rigueur dans le suivi<\/span> de la m\u00e9thodologie mise en place,<\/li>\n<li>l\u2019utilisation d\u2019<span class=\"exergue\">outils adapt\u00e9s,<\/span><\/li>\n<li>l\u2019attention port\u00e9e \u00e0 <span class=\"exergue\">l\u2019archivage des caract\u00e9ristiques et des \u00e9v\u00e9nements<\/span> dans une base de donn\u00e9es de qualit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La premi\u00e8re \u00e9tape de la mise en place du suivi de facturation<\/h3>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-6390 alignleft\" style=\"margin-right: 20px;\" title=\"CGV et suivi de facturation\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/09\/businessman-186x200.jpg\" alt=\"mettre en place un suivi de facturation\" width=\"186\" height=\"200\" \/>Elle consiste \u00e0 <span class=\"exergue\">r\u00e9diger des <\/span><span class=\"s1\"><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/conditions-generales-de-vente-cgv\/\"><span class=\"s2\">conditions G\u00e9n\u00e9rales de Vente (CGV)<\/span><\/a><\/span><span class=\"exergue\">\u00a0qui pr\u00e9cisent clairement les conditions de facturation et de r\u00e8glement.<\/span> Cette \u00e9tape sert \u00e0 pr\u00e9venir les clients des conditions pratiqu\u00e9es par l\u2019entreprise, mais permet aussi d\u2019avoir des \u00e9l\u00e9ments opposables en cas de litige. Il faudra notamment \u00e9voquer\u00a0:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify; margin-left: 230px;\">\n<li>le montant et la nature des acomptes vers\u00e9s lors de la signature du devis,<\/li>\n<li>les conditions pour un r\u00e8glement en plusieurs fois,<\/li>\n<li>les d\u00e9lais de paiement consentis,<\/li>\n<li>la date limite de paiement,<\/li>\n<li>les indemnit\u00e9s de retard.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La deuxi\u00e8me \u00e9tape du suivi de facturation<\/h3>\n<p>Il faut ensuite <span class=\"exergue\">pr\u00e9voir un outil de suivi simple et efficace qui soit utilisable par l\u2019ensemble des personnes et des services concern\u00e9s<\/span> (direction, commercial, administratif, relance, \u2026). Les principaux int\u00e9r\u00eats d\u2019un tel outil sont\u00a0:<\/p>\n<ul style=\"margin-left: 30px;\">\n<li>la qualit\u00e9, l\u2019exhaustivit\u00e9 et la pr\u00e9cision des informations,<\/li>\n<li>la facilit\u00e9 de lecture et d\u2019utilisation du document (clart\u00e9 et synth\u00e8se),<\/li>\n<li>la fr\u00e9quence de mise \u00e0 jour du document,<\/li>\n<li>l\u2019archivage des donn\u00e9es pour disposer d\u2019un historique et pouvoir \u00e9tudier les \u00e9volutions globales et d\u00e9taill\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un tableau Excel bien construit peut parfaitement r\u00e9pondre \u00e0 ces crit\u00e8res, <span class=\"exergue\">l&rsquo;utilisation des tableaux crois\u00e9s dynamiques permettront, dans la plupart des cas, de faire des analyses int\u00e9ressantes.<\/span> Il faudra, lors de la conception de l&rsquo;outil, penser \u00e0 renseigner un certain nombre d\u2019informations\u00a0:<\/p>\n<ul style=\"padding-left: 30px; text-align: justify;\">\n<li>le nom du client et de l\u2019interlocuteur,<img decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-6368 alignright\" style=\"margin-left: 10px;\" title=\"Suivi de facturation\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/09\/pourcentage-163x200.jpg\" alt=\"tableau de suivi de facturation\" width=\"163\" height=\"200\" \/><\/li>\n<li>le num\u00e9ro de facture,<\/li>\n<li>la date de facturation,<\/li>\n<li>la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance : date limite de paiement avant application de la majoration,<\/li>\n<li>le montant de la facture : co\u00fbt total de la vente,<\/li>\n<li>le nombre de jours de d\u00e9passement : nombre de jours entre la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance et la date de relance (utile pour calculer le montant de l&rsquo;indemnit\u00e9 de retard),<\/li>\n<li>le montant de la majoration,<\/li>\n<li>le solde restant d\u00fb,<\/li>\n<li>l\u2019\u00e9tat du paiement : &lsquo;en attente&rsquo;, &lsquo;en cours&rsquo;, &lsquo;r\u00e9gl\u00e9e&rsquo;,<\/li>\n<li>l\u2019\u00e9tat des relance : noter les 1\u00e8re, 2de, 3\u00e8me relances ainsi que la date \u00e0 laquelle les relances ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<p><b>\u00a0<\/b><\/p>\n<h3>La troisi\u00e8me \u00e9tape<\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-6340 alignleft\" style=\"margin-right: 10px;\" title=\"le suivi de facturation\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/09\/aufschwung-200x190.jpg\" alt=\"mise en oeuvre du suivi de facturation\" width=\"128\" height=\"122\" \/>Il va sans dire qu\u2019il faut ensuite utiliser les documents afin de r\u00e9duire au maximum les d\u00e9lais de paiement. <span class=\"exergue\">Un contr\u00f4le r\u00e9gulier entre la comptabilit\u00e9 et le document de suivi peut \u00eatre fait \u00e0 l\u2019aide de\u00a0<\/span>la balance \u00e2g\u00e9e\u00a0qui est un document comptable de r\u00e9f\u00e9rence pour le suivi des cr\u00e9ances clients. Elle se pr\u00e9sente sous la forme d\u2019un listing des factures en attente de paiement, tri\u00e9es par ordre chronologique.<\/p>\n<h2><b>Les apports d\u2019un suivi de facturation<\/b><\/h2>\n<p>Le suivi de facturation apporte des avantages dans diff\u00e9rents domaines, et permet notamment\u00a0:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify; padding-left: 30px;\">\n<li>D\u2019<span class=\"exergue\">am\u00e9liorer le suivi client<\/span>\u00a0:\n<ul>\n<li>d\u2019am\u00e9liorer le pilotage de l\u2019activit\u00e9 en lib\u00e9rant la tr\u00e9sorerie immobilis\u00e9e,<\/li>\n<li>de disposer d\u2019une vue synth\u00e9tique des encours clients et pouvoir ainsi adapter les d\u00e9marches en fonction des habitudes de chaque client,<\/li>\n<li>d\u2019avoir \u00e0 disposition des \u00e9l\u00e9ments concrets pour d\u00e9fendre la position de l\u2019entreprise,<\/li>\n<li>de disposer d\u2019historiques et\/ou d\u2019indicateurs pour d\u00e9finir des objectifs personnalis\u00e9s aux collaborateurs concern\u00e9s,<\/li>\n<li>d\u2019organiser les paiements,<\/li>\n<li>de mieux comprendre le fonctionnement de certains clients et mettre en place des actions de pr\u00e9vention ou de recouvrement particuli\u00e8res.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-3581 alignright\" style=\"margin-left: 10px;\" title=\"indicateur du suivi de facturation\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/06\/tableau-de-bord-200x136.png\" alt=\"suivi de facturation\" width=\"200\" height=\"136\" \/>De <span class=\"exergue\">mieux ma\u00eetriser le Besoin en Fonds de Roulement<\/span> (BFR) de l\u2019entreprise en r\u00e9duisant les sommes immobilis\u00e9es chez les clients.<\/li>\n<li>De <span class=\"exergue\">r\u00e9duire l\u2019exposition de l\u2019entreprise au risque de d\u00e9faillance de ses clients<\/span>. En effet, plus un client paie rapidement, plus le risque d\u2019impay\u00e9 diminue.<\/li>\n<li>De <span class=\"exergue\">disposer d&rsquo;\u00e9l\u00e9ments chiffr\u00e9s<\/span>\u00a0pour aider \u00e0 <a title=\"Le bilan pr\u00e9visionnel\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/le-bilan-previsionnel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">r\u00e9aliser un pr\u00e9visionnel<\/a> et <a title=\"Le plan de tr\u00e9sorerie, a quoi sert-il ?\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/plan-tresorerie-sert-il\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">un plan de tr\u00e9sorerie<\/a> r\u00e9aliste.<\/li>\n<\/ul>\n<p>On voit, \u00e0 la lecture de cet article combien le travail administratif, dont fait partie le suivi de facturation, est un \u00e9l\u00e9ment important dans l\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale d\u2019une entreprise. N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 vous rapprocher de votre expert-comptable pour bien saisir les enjeux du suivi de facturation ou de la ma\u00eetrise de votre BFR.<\/p>\n<p>Pour plus d\u2019informations sur l\u2019organisation, la facturation et les comptes clients, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/organisation-comptable-09072014avallau01\/\">L\u2019organisation comptable<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/bien-gerer-tresorerie-entreprise\/\">Bien g\u00e9rer la tr\u00e9sorerie de son entreprise<\/a><\/li>\n<li><span class=\"s2\"><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/recouvrement-creances\/\"><span class=\"s3\">Le recouvrement de cr\u00e9ances<\/span><\/a><\/span><\/li>\n<li><span class=\"s4\"><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/les-outils-digitaux-de-recouvrement-de-creance\/\"><span class=\"s3\">Les outils digitaux de recouvrement de cr\u00e9ance<\/span><\/a><\/span><\/li>\n<li><span class=\"s4\"><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/comment-utiliser-comptabilite-optimiser-gestion-lentreprise\/\"><span class=\"s3\">Comment utiliser la comptabilit\u00e9 pour optimiser la gestion de l\u2019entreprise ?<\/span><\/a><\/span><\/li>\n<li><span class=\"s4\"><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/dirigeants-comment-reduire-ou-eviter-les-retards-de-paiement\/\"><span class=\"s3\">Entrepreneurs et dirigeants : comment r\u00e9duire les d\u00e9lais de paiement de vos clients ?<\/span><\/a><\/span><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le suivi de la tr\u00e9sorerie est un \u00e9l\u00e9ment majeur dans le fonctionnement des entreprises. 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