{"id":22236,"date":"2018-05-11T00:30:54","date_gmt":"2018-05-10T22:30:54","guid":{"rendered":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/?p=22236"},"modified":"2026-04-15T16:30:55","modified_gmt":"2026-04-15T14:30:55","slug":"zoom-sur-les-frais-de-deplacements-professionnels","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/zoom-sur-les-frais-de-deplacements-professionnels\/","title":{"rendered":"Les frais de d\u00e9placements professionnels"},"content":{"rendered":"<p>A l\u2019occasion des d\u00e9placements effectu\u00e9s dans le cadre de leurs fonctions, les salari\u00e9s peuvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 engager des frais de d\u00e9placements professionnels.<\/p>\n<p>Quelles sont les obligations de l\u2019employeur par rapport \u00e0 ces frais, existe-t-il\u00a0des limites de remboursement\u00a0?<\/p>\n<p class=\"p1\"><span class=\"s1\">Valoxy, cabinet d\u2019expertise comptable dans les Hauts de France, vous rappelle les r\u00e8gles en mati\u00e8re de remboursement de frais de d\u00e9placements professionnels. <\/span><\/p>\n<ul>\n<li>\n<h3><strong><u>D\u00e9finition des \u00ab\u00a0frais professionnels\u00a0\u00bb<\/u><\/strong><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les frais professionnels sont les frais engag\u00e9s par les salari\u00e9s <strong>pour les besoins de <\/strong><strong>leur<\/strong><strong> travail et dans l&rsquo;int\u00e9r\u00eat de <\/strong><strong>leur<\/strong><strong> entreprise<\/strong><strong>.<\/strong> Les plus courants sont :<strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Les frais de d\u00e9placement lorsque le salari\u00e9 est contraint d\u2019utiliser son propre v\u00e9hicule pour se rendre chez les clients, les fournisseurs, les partenaires de la soci\u00e9t\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>Les frais de transport (m\u00e9tro, taxi, train, avion,\u2026) pour se rendre chez les clients, les fournisseurs, les partenaires de la soci\u00e9t\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>Les repas lorsque le salari\u00e9 est en d\u00e9placement professionnel et emp\u00each\u00e9 de regagner sa r\u00e9sidence le midi ou le soir\u00a0;<\/li>\n<li>Les frais d\u2019h\u00e9bergement \u00e0 l\u2019occasion de ces d\u00e9placements lorsque le salari\u00e9 ne peut regagner sa r\u00e9sidence pour y dormir\u00a0;<\/li>\n<li>Etc\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces frais sont li\u00e9s \u00e0 l&rsquo;accomplissement du travail du salari\u00e9 et doivent \u00eatre rembours\u00e9s par l\u2019employeur. (Voir notre article <a class=\"mkd-pt-link\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/frais-dentreprise-et-frais-professionnels\/\" target=\"_self\" rel=\"noopener\">Frais d\u2019entreprise et frais professionnels<\/a>)<\/p>\n<p>Par contre, le d\u00e9placement Domicile-Lieu de travail habituel ne constitue pas un d\u00e9placement professionnel. L\u2019employeur n\u2019a donc pas l\u2019obligation de le prendre en charge, sauf s\u2019il s\u2019agit d\u2019un abonnement de transports en commun (sur la base de 50 % du co\u00fbt des abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires).<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h3><strong><u>Modalit\u00e9s de prise en charge<\/u><\/strong><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les frais de d\u00e9placements professionnels peuvent se rembourser :<\/p>\n<ul>\n<li>de mani\u00e8re <strong>forfaitaire<\/strong><\/li>\n<li><strong>ou <\/strong>sur une base <strong>r\u00e9elle<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Il appartient \u00e0 l\u2019employeur de d\u00e9finir les r\u00e8gles de prise en charge des frais et de les faire conna\u00eetre \u00e0 ses salari\u00e9s, par une note de service par exemple.<\/p>\n<p>La gestion administrative des notes de frais est complexe et son suivi demande une attention particuli\u00e8re car le risque de redressement (par l\u2019URSSAF) est particuli\u00e8rement important.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h3><strong><u>Limites d\u2019exon\u00e9ration<\/u><\/strong><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les frais professionnels ne sont <strong>pas soumis \u00e0 cotisations<\/strong> \u00e0 condition de <strong>respecter certaines r\u00e8gles et certaines limite<\/strong><strong>s !<\/strong><\/p>\n<h4><strong>\u00a0<\/strong><strong><u>1\/ Le salari\u00e9 doit \u00eatre en situation de d\u00e9placement professionnel<\/u><\/strong><\/h4>\n<p><strong>\u00a0<\/strong>Les salari\u00e9s qui ne se trouvent pas en situation de d\u00e9placement ne peuvent pr\u00e9tendre au remboursement de frais. Lorsqu&rsquo;ils travaillent dans l&rsquo;entreprise, le repas du midi ne constitue pas des frais professionnels ! Il n&rsquo;ont donc pas \u00e0 \u00eatre rembours\u00e9s. Dans le cas contraire, il s&rsquo;agit d&rsquo;un avantage en nature&#8230;. soumis \u00e0 cotisations.<\/p>\n<p>De m\u00eame, il arrive que l\u2019employeur d\u00e9jeune sur place avec ses collaborateurs \u00e0 l&rsquo;occasion d&rsquo;une r\u00e9union d\u2019\u00e9quipe : ces frais ne constituent pas des frais professionnels et sont donc normalement \u00e0 la charge du salari\u00e9.<\/p>\n<p>Toutefois, il est admis que le remboursement du repas puisse \u00eatre pris en charge par l\u2019employeur, et exon\u00e9r\u00e9 de cotisations si le salari\u00e9 accompagne un client dans le cadre d&rsquo;une <strong>d\u00e9marche commerciale<\/strong> : \u00e0 cette occasion, le salari\u00e9 inscrira au dos du ticket de caisse le nom du client avec lequel il a d\u00e9jeun\u00e9.<\/p>\n<p>Enfin, l&rsquo;URSSAF a pr\u00e9cis\u00e9 les modalit\u00e9s de remboursement de frais des <strong>salari\u00e9s en mission chez les clients\u00a0:<\/strong><\/p>\n<p>&#8211; <strong><u>Durant les 3 premiers mois de mission<\/u><\/strong> : les frais de repas sont exon\u00e9r\u00e9s de cotisations sociales \u00e0 condition de respecter les points ci-dessus ;<br \/>\n&#8211; <strong><u>A l&rsquo;issue des 3 premiers mois<\/u>, l&rsquo;entreprise cliente devient le lieu de travail habituel. <\/strong>Dans ce cas, <strong><u>on ne peut exon\u00e9rer <\/u><\/strong>\u00a0les frais de repas.\u00a0 Le salari\u00e9 n&rsquo;est plus consid\u00e9r\u00e9 comme \u00e9tant en situation de d\u00e9placement. Sauf, bien s\u00fbr, s\u2019il se retrouve en situation de d\u00e9placement professionnel pour le compte de l&rsquo;entreprise cliente&#8230;<br \/>\nLa dur\u00e9e de 3 mois correspond \u00e0 55 jours de travail r\u00e9alis\u00e9s en continu de date \u00e0 date (sans neutraliser les absences CP, maladie,&#8230;).<\/p>\n<h4><strong><u>2\/ S\u2019ils sont rembours\u00e9s sur base r\u00e9elle, il est n\u00e9cessaire de conserver tous les justificatifs correspondants\u00a0 <\/u><\/strong><\/h4>\n<p>Les remboursements de frais sont exclus de la base de calcul des cotisations si l\u2019employeur est en mesure\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>de prouver que le salari\u00e9 a d\u00fb engager ces frais dans l\u2019exercice de ses fonctions ;<\/li>\n<li>de produire les justificatifs de ces frais.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il n\u2019y a pas de limite d\u2019exon\u00e9ration puisqu\u2019il s\u2019agit de remboursement \u00ab\u00a0au r\u00e9el\u00a0\u00bb.<\/p>\n<p>Le salari\u00e9 doit r\u00e9diger une note de frais chaque mois et y agrafer les tickets de caisse correspondant \u00e0 ses d\u00e9penses.<\/p>\n<h4><strong><u>3\/ Si le remboursement se fait sous forme d\u2019allocations forfaitaires, il ne faut pas d\u00e9passer les limites fix\u00e9es par l\u2019URSSAF<\/u><\/strong><\/h4>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-22237\" src=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/tableau-e1620203795551-1.png\" alt=\"\" width=\"1013\" height=\"122\" srcset=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/tableau-e1620203795551-1.png 700w, https:\/\/valoxy.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/tableau-e1620203795551-1-300x36.png 300w\" sizes=\"(max-width: 1013px) 100vw, 1013px\" \/>Chaque ann\u00e9e, l\u2019URSSAF fixe le bar\u00e8me des frais professionnels qui indique les limites dans lesquelles les frais professionnels indemnis\u00e9s sur la base d\u2019allocations forfaitaires ne sont pas soumis \u00e0 cotisations sociales :<\/p>\n<p>Le bar\u00e8me kilom\u00e9trique permet d\u2019indemniser les salari\u00e9s qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles. Ci-apr\u00e8s le bar\u00e8mes applicable en 2026 :\u00a0<a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/bareme-kilometrique-2026\/\">Le bar\u00e8me kilome\u0301trique 2026<\/a>.<\/p>\n<p><span style=\"font-size: revert; color: initial; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen-Sans, Ubuntu, Cantarell, 'Helvetica Neue', sans-serif;\">Le salari\u00e9 doit pr\u00e9ciser sur sa note de frais <\/span><strong style=\"font-size: revert; color: initial; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen-Sans, Ubuntu, Cantarell, 'Helvetica Neue', sans-serif;\">les dates, les lieux de d\u00e9placement,<\/strong><strong style=\"font-size: revert; color: initial; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen-Sans, Ubuntu, Cantarell, 'Helvetica Neue', sans-serif;\"> et<\/strong><strong style=\"font-size: revert; color: initial; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen-Sans, Ubuntu, Cantarell, 'Helvetica Neue', sans-serif;\"> les clients rencontr\u00e9s.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019employeur devra <strong>conserver une copie de la carte grise<\/strong> du v\u00e9hicule utilis\u00e9 par le salari\u00e9.<\/p>\n<p>Ces justificatifs sont \u00e0 conserver pr\u00e9cieusement car ils devront \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9s en cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF.<\/p>\n<p>Lorsque les allocations vers\u00e9es exc\u00e8dent les limites d\u2019exon\u00e9ration, le montant se r\u00e9int\u00e8gre dans l\u2019assiette des cotisations <strong><u>d\u00e8s le 1<sup>er<\/sup> \u20ac <\/u><\/strong>car c\u2019est alors un compl\u00e9ment de r\u00e9mun\u00e9ration.<\/p>\n<p>Attention\u00a0: les remboursements sur la base <strong>d\u2019allocations forfaitaires ne s\u2019appliquent pas aux dirigeants<\/strong> (les g\u00e9rants minoritaires de SARL, les pr\u00e9sidents-directeurs g\u00e9n\u00e9raux de SA et de SAS. Pour eux, l&rsquo;URSSAF n&rsquo;admet que les remboursements sur une base r\u00e9elle, hormis les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques.<\/p>\n<p>Enfin, il convient de v\u00e9rifier les dispositions de votre convention collective qui peut fixer les <strong>modalit\u00e9s et\/ou le montant\u00a0<\/strong>des <strong>remboursements de frais<\/strong> auxquels vous devez proc\u00e9der.<\/p>\n<h4>Valoxy vous propose ci-apr\u00e8s un exemple de note de frais<\/h4>\n<p>Fiche mise \u00e0 jour par VALOXY le 02\/05\/2018<\/p>\n<p><strong><u>Exemple de Note de frais <\/u><\/strong><\/p>\n<p><strong>Nom du salari\u00e9\u00a0: \u2026\u2026\u2026\u2026\u2026.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Mois de\u00a0: \u2026\u2026\u2026.\u2026.<\/strong><\/p>\n<table width=\"397\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"160\">Signature du salari\u00e9\u00a0:<\/td>\n<td width=\"237\"><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"160\">Date :<\/td>\n<td width=\"237\"><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<table width=\"397\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"160\">Validation employeur\u00a0:<\/td>\n<td width=\"237\"><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"160\">Date :<\/td>\n<td width=\"237\"><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Pour plus d\u2019informations sur les remboursements de frais de d\u00e9placements professionnels, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/les-remboursements-de-frais-web-sont-ils-si-courants-06102014avallau01\/\">Remboursement de frais web\u00a0: l\u2019indemnit\u00e9 forfaitaire est-elle l\u00e9gale\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/remboursement-frais-dirigeants-05212014avallau01\/#5\">Dirigeants : quels frais peuvent vous \u00eatre rembours\u00e9s par l\u2019entreprise ?<\/a><\/li>\n<li><a class=\"mkd-pt-link\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/la-deduction-forfaitaire-specifique-dfs\/\" target=\"_self\" rel=\"noopener\">La D\u00e9duction Forfaitaire Sp\u00e9cifique (DFS)<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/controle-urssaf-points-de-vigilance-eviter-redressement-04042014avla1\/\">Contr\u00f4le URSSAF : les points de vigilance pour \u00e9viter le redressement<\/a><\/li>\n<li><a style=\"font-size: revert; font-weight: revert; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen-Sans, Ubuntu, Cantarell, 'Helvetica Neue', sans-serif;\" href=\"https:\/\/valoxy.org\/blog\/frais-de-carburant-2025\/\">Frais de carburant 2025<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A l\u2019occasion des d\u00e9placements effectu\u00e9s dans le cadre de leurs fonctions, les salari\u00e9s peuvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 engager des frais de d\u00e9placements professionnels. 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