{"id":19322,"date":"2017-02-09T00:30:43","date_gmt":"2017-02-08T23:30:43","guid":{"rendered":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/?p=19322"},"modified":"2024-09-26T17:05:33","modified_gmt":"2024-09-26T15:05:33","slug":"maitriser-son-poste-clients","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/valoxy.org\/blog\/maitriser-son-poste-clients\/","title":{"rendered":"La ma\u00eetrise du poste clients"},"content":{"rendered":"

Trop de d\u00e9faillances d\u2019entreprises sont li\u00e9es \u00e0 des difficult\u00e9s de tr\u00e9sorerie<\/strong>. L\u2019am\u00e9lioration de cette derni\u00e8re et une gestion volontariste du poste clients vont de pair.\u00a0 Une vision comptable du sujet ne suffit pas au contexte \u00e9conomique.<\/p>\n

La gestion de poste client reste primordiale pour les entreprises. Malgr\u00e9 une r\u00e9glementation contraignante, les retards de paiement sont fr\u00e9quents et co\u00fbteux<\/strong>. Les PME sont souvent contraintes d\u2019assumer seules les retards de paiement et\/ou les impay\u00e9s.<\/p>\n

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous parle de l’importance de surveiller, ma\u00eetriser et optimiser votre poste clients.<\/strong><\/p>\n

Amener une vision transverse et pr\u00e9ventive du poste Clients.<\/h2>\n

Le cr\u00e9dit clients est un \u00e9l\u00e9ment financier qui p\u00e9nalise lourdement la tr\u00e9sorerie des entreprises<\/strong>. Au-del\u00e0 des risques encourus, ce poste est un gros consommateur d\u2019\u00e9nergie pour les administratifs, les commerciaux et le dirigeant. Faire rentrer le cash est \u00e9videmment une priorit\u00e9…. mais reste trop souvent une action longue et compliqu\u00e9e.<\/p>\n

Avoir une politique dynamique sur le sujet se traduit par un travail collectif entre la direction, les administratifs, mais aussi les commerciaux. C\u2019est une culture d\u2019entreprise \u00e0 mettre en place<\/a>. Toutes les \u00e9tapes commerciales et administratives doivent int\u00e9grer la notion d\u2019encaissement final.<\/p>\n

Un travail de pr\u00e9vention avant tout !<\/h2>\n

L’importance des CGV<\/h3>\n

Tout commence par la r\u00e9daction des conditions g\u00e9n\u00e9rales de vente.<\/a> Obligatoires par la loi, elles permettent de communiquer sur les r\u00e9serves de propri\u00e9t\u00e9, les conditions de paiement, les int\u00e9r\u00eats de retard\u2026\u00a0 Transmises et connues des clients, les r\u00e8gles (les CGV) doivent vivre dans le temps. Elles \u00e9voluent en fonction de la l\u00e9gislation. Nous conseillons vivement une relecture annuelle du texte.<\/p>\n

Bien former et informer ses commerciaux<\/h3>\n

\"FormerLe r\u00f4le des commerciaux ne se limite pas \u00e0 la n\u00e9gociation et la signature d\u2019un contrat. Ils doivent \u00eatre \u00e9galement form\u00e9s \u00e0 l\u2019aspect financier d\u2019une vente<\/strong>. En r\u00e9alit\u00e9 une vente ne se concr\u00e9tise qu\u2019\u00e0 l\u2019encaissement<\/strong> et non pas au terme d\u2019une n\u00e9gociation commerciale. Un commercial en prospection doit\u00a0 donc \u00eatre en capacit\u00e9 d\u2019\u00e9changer sur les d\u00e9lais de paiement, sur les moyens de paiement, sur les r\u00e8gles en mati\u00e8re d\u2019acompte mais aussi sur le processus administratif li\u00e9 \u00e0 la cr\u00e9ation de compte.<\/p>\n

Les administratifs: un relais\u00a0indispensable<\/h3>\n

Dans la pr\u00e9vention, les administratifs ont \u00e9galement un r\u00f4le majeur\u00a0 \u00e0 jouer. En lien direct avec les commerciaux, ils demanderont suffisamment d\u2019informations pour mieux conna\u00eetre les futurs clients. Pour \u00e9valuer la solvabilit\u00e9 du prospect, certains iront vers un prestataire externe<\/a>, d\u2019autres pr\u00e9f\u00e9reront collecter les informations gratuites sur soci\u00e9t\u00e9.com ou tout autre site.<\/p>\n

\"L'importanceQuelle que soit la m\u00e9thode, cette \u00e9tape est incontournable dans la gestion du risque. Oui, cette \u00e9tape peut r\u00e9duire les ventes, mais g\u00e9rer c\u2019est aussi choisir des relations commerciales saines financi\u00e8rement, et ainsi ma\u00eetriser son risque le plus en amont possible.<\/p>\n

Facturer, un acte pas si banal qu\u2019il n\u2019y para\u00eet\u2026<\/h2>\n

La pr\u00e9vention et la collaboration en amont des diff\u00e9rents acteurs ont permis de vendre, il est temps de facturer\u00a0! Soyons vigilants\u00a0!<\/p>\n

Un formalisme\u00a0indispensable<\/h3>\n

\"L'importancePour \u00eatre pay\u00e9e dans les d\u00e9lais, une facture doit \u00eatre parfaite<\/strong>.Des r\u00e8gles ou usages peuvent exister dans une relation commerciale. Certains vous demanderont une facture par mois, d\u2019autre \u00e0 la quinzaine ou encore \u00e0 chaque livraison. Facturer c\u2019est aussi respecter le prix convenu entre un commercial et son client, les rabais n\u00e9goci\u00e9s, les quantit\u00e9s livr\u00e9es. Une erreur sur un \u00e9l\u00e9ment et c\u2019est souvent le d\u00e9but d\u2019allers-retours entre les partenaires, parfois pr\u00e9texte \u00e0 d\u00e9caler le paiement. Facturer c\u2019est \u00eatre en capacit\u00e9 de prouver une vente. La conservation des bons de livraisons, des contrats, des \u00e9changes n\u2019est en aucun cas \u00e0 n\u00e9gliger. <\/strong><\/p>\n

Facturer est un travail r\u00e9gulier et permanent, et, plus l\u2019envoi des factures est rapide, plus elles pourront \u00eatre pay\u00e9es \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance. Enfin facturer c\u2019est respecter le formalisme impos\u00e9 par loi<\/strong>. L\u2019oubli des mentions l\u00e9gales peut \u00eatre lourd de cons\u00e9quence en cas de contr\u00f4le des services fiscaux. Force est de constater que la facturation est une \u00e9tape importante qui impose m\u00e9thode et r\u00e9flexion.<\/p>\n

La gestion des litiges<\/h3>\n

Malgr\u00e9 toutes les attentions, la r\u00e9alit\u00e9 du terrain am\u00e8ne parfois des litiges de facturation, et il est alors urgent de g\u00e9rer ce diff\u00e9rend<\/strong>. Tout d\u2019abord pour r\u00e9pondre \u00e0 votre client, mais aussi et surtout pour ne pas risquer de d\u00e9caler les encaissements.<\/p>\n

Pour faciliter une bonne gestion il peut \u00eatre recommand\u00e9 de r\u00e9diger des proc\u00e9dures, disponibles \u00e0 tout moment et par tous. La r\u00e9daction des proc\u00e9dures n\u2019est pas r\u00e9serv\u00e9e aux grandes entreprises<\/strong>. C\u2019est avant tout un acte pr\u00e9ventif, l\u2019assistante administrative d\u2019une PME ne doit pas avoir le monopole des m\u00e9thodes de facturation. \u00c9crire une proc\u00e9dure, c\u2019est se mettre en capacit\u00e9 de maintenir une cha\u00eene de facturation r\u00e9guli\u00e8re<\/strong> et par cons\u00e9quent des encaissements r\u00e9guliers.<\/p>\n

\"L'importanceComme on peut le constater \u00e0 travers ces \u00e9tapes, un bon relationnel entre les diff\u00e9rents intervenants est\u00a0 indispensable. C\u2019est pourquoi les responsabilit\u00e9s de chacun doivent \u00eatre connues de tous.<\/p>\n

L’importance de travailler sur les encaissements<\/h2>\n

Suivre les paiements<\/h3>\n

Pour \u00eatre efficace le responsable des encaissements doit disposer d\u2019outils de suivi. Au minimum on parlera d\u2019une balance \u00e2g\u00e9e<\/a>, de courriers types de relance et d\u2019un fichier clients disposant des personnes \u00e0 contacter en cas de retard. Pour \u00eatre utilisables, ces outils n\u00e9cessitent en amont un suivi comptable rigoureux tant au niveau de la saisie des pi\u00e8ces comptables que du lettrage des comptes.<\/p>\n

\"L'importanceDe m\u00eame, pour \u00eatre efficace une relance des paiements\u00a0 doit \u00eatre engag\u00e9e avant l\u2019\u00e9ch\u00e9ance<\/strong>. Pour \u00eatre cr\u00e9dit\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance, l\u2019ordre de paiement doit \u00eatre trait\u00e9 en amont par les banques.<\/p>\n

La relance client, une t\u00e2che \u00e0 part enti\u00e8re<\/h3>\n

Il est conseill\u00e9 d’\u00eatre form\u00e9 \u00e0 la relance t\u00e9l\u00e9phonique et aux proc\u00e9dures contentieuses<\/strong>. \u00catre en contact avec un huissier, un juriste, permet d\u2019instruire rapidement une proc\u00e9dure en cas de litige. \u00catre en veille permanente sur les principaux clients permet de limiter le risque. Faire appel \u00e0 un prestataire externe permet de pallier aux faiblesses internes d\u2019une PME<\/strong>. Certains souscriront un contrat d\u2019assurance, d\u2019autres feront appel \u00e0 une soci\u00e9t\u00e9 de recouvrement.<\/p>\n

\u00c0 partir de l\u2019analyse de vos capacit\u00e9s, et de la mesure de vos risques, vous d\u00e9ciderez des moyens utiles \u00e0 la bonne gestion de votre poste clients. Mais n\u2019oubliez pas que pour compenser un impay\u00e9 de 100\u20ac, il vous faudra conclure 1000\u20ac de chiffre d\u2019affaires suppl\u00e9mentaires avec une marge de 10%.<\/a><\/p>\n

Pour en savoir plus sur votre poste client, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :<\/span><\/p>\n